ما هي ادارة المشاريع؟ ما تحتاج إلى معرفته

يعد وجود نهج قوي وفعال لإدارة المشاريع أمرًا ضروريًا لنجاح المؤسسات من جميع الأحجام. تعد الخطة المنهجية والمدروسة ضرورية لتحقيق الأهداف والغايات التي حددتها الشركة.

في عالم الأعمال سريع الخطى اليوم ، يجب أن يكون لدى المنظمات فريق إدارة مشروع كفء على دراية بمسؤولياته ويمكنه تنفيذها بامتياز.

ما هو المشروع؟

المشروع عبارة عن مسعى فريد لتحقيق أهداف محددة يتم التعبير عنها في النواتج أو النتائج أو الفوائد. يتم تقييم نجاح المشروع من خلال قدرته على تحقيق الأهداف المحددة مسبقًا ضمن الإطار الزمني والميزانية المتفق عليهما وبناءً على المعايير المعمول بها للقبول.

تشمل العناصر الأساسية لإدارة المشروع ما يلي:

الوقت: المدة المقدرة للمشروع التكلفة: الميزانية المخصصة للمشروع النطاق: المخرجات أو الأهداف المحددة للمشروع الجودة: مستوى التميز أو المعيار المتوقع في نتيجة المشروع

ما هي إدارة المشاريع؟

إدارة المشروع هي رحلة تحويل الأحلام إلى حقيقة. إنها عملية اتخاذ هدف ، ورسم خطة ، وتنفيذها بدقة لإنشاء النتائج المرجوة - المنتجات أو الخدمات أو العمليات. تتطلب كل مرحلة من مراحل إدارة المشروع (البدء والتخطيط والتنفيذ) مزيجًا فريدًا من المنهجية والمهارات والمعرفة والخبرة لتلبية معايير القبول.

على عكس العمل المستمر للمؤسسة ، فإن إدارة المشروع هي مسعى محدود زمنيًا مع نواتج محددة وموجهة في جوهرها. وهذا يجعله مجالًا خاصًا ومتميزًا ، ويميزه عن الإدارة البسيطة.

أنواع إدارة المشاريع؟

كل مشروع فريد من نوعه ويتطلب نهجًا مخصصًا لضمان نجاحه. مع توفر منهجيات إدارة المشروع المختلفة ، يعد اختيار منهج يتوافق مع الاحتياجات والأهداف المحددة للمشروع أمرًا ضروريًا. الغرض من إدارة المشروع ليس فقط الوصول إلى الهدف النهائي ولكن القيام بذلك بطريقة منظمة وفعالة.

منهجية سكرم هذا النهج مثالي للمنظمات المشاركة في تطوير المنتجات. مستوحاة من إعادة تشغيل لعبة الرجبي بعد خطأ ، تؤكد عملية Scrum على أهمية العمل الجماعي في إنشاء منتج مناسب للسوق. تم تطويره في عام 1993 بواسطة شركة Easel Corporation لمشاريع تطوير البرامج ، [Scrum هي منهجية مرنة] (https://cbtproxy.com/blog/pmp-vs-scrum-which-one-to-do/) تتطلب من الفريق العمل بشكل متماسك وضمن سياق محدد.

ينقسم المشروع إلى أجزاء صغيرة مربوطة بالوقت ، وعادة ما تستمر من 2 إلى 4 أسابيع ، ولكل منها نهاية موجهة نحو النتائج. هذه المنهجية شائعة بسبب وقتها السريع وهي الأنسب لتطوير المنتجات ذات الدورات القصيرة التي يجب أن تفي بالمواعيد النهائية للعملاء دون التضحية بالجودة.

منهجية الشلال يتضمن نهج الشلال العمل في مشروع في خط مستقيم ، مقسم إلى مراحل مختلفة. يمكن أن تبدأ كل مرحلة بمجرد اكتمال المرحلة السابقة ، مما يجعلها أبسط الأساليب وأكثرها تقليدية. يتم تعيين أدوار ومسؤوليات محددة لأعضاء الفريق ، ويمضي المشروع قدمًا دون تغييرات أو تعديلات في الطريق. هذه الطريقة هي الأنسب للمشاريع ذات الخطط الممتدة والجدول الزمني الفردي ، لكنها غير مرنة نسبيًا ولا يوصى بها للمشاريع القائمة على المعرفة. ومع ذلك ، فإنه يعمل بشكل جيد لسير عمل النسخ المتماثل.

منهجيات Lean و Six Sigma

تعمل هذه المنهجية على التخلص من الهدر وتقليل أوجه القصور الفنية لتحسين أداء الفريق. فهو يجمع بين منهجية Lean ، التي طورتها في الأصل شركة تويوتا اليابانية لصناعة السيارات ، والتي تلغي الأنشطة غير ذات القيمة المضافة ، واستراتيجية Six Sigma التي أنشأتها شركة Motorola ، والتي تعمل على تحسين عمليات التصنيع من خلال تحديد العيوب وإزالتها. يهدف الجمع بين هاتين المنهجيتين إلى تحسين العمليات التشغيلية للشركة ، مما يؤدي إلى انخفاض تكاليف الإنتاج وزيادة الإيرادات.

متى يتم استخدام إدارة المشروع؟

يتم استخدام إدارة المشروع عندما يجب إكمال مجموعة محددة من التسليمات التي يحددها العميل. يتضمن ذلك تحديد المخاطر وإدارتها ، وتخصيص الموارد ، ووضع الميزانية ، والحفاظ على اتصال واضح مع الفرق التشغيلية. معظم المشاريع لديها مواعيد نهائية ضيقة وميزانيات محدودة ، لذلك يجب اتباع اللوائح الصارمة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب مراعاة وظائف العميل ومتطلبات الجودة. قد لا يكون نطاق المشروع واضحًا دائمًا منذ البداية ، وقد تتغير احتياجات العميل أثناء المشروع. على الرغم من ذلك ، تظل الميزانية دون تغيير ، والمهام متنوعة ومعقدة. في مثل هذه الحالات ، يمكن أن تكون أداة إدارة المشروع مفيدة للغاية في إدارة جميع جوانب المشروع.

مراحل دورة حياة إدارة المشروع

المبادرة

هذه هي نقطة البداية للمشروع وتمثل بدايته الرسمية. يتم إجراء دراسة جدوى لتحديد غرض المشروع وأهدافه. بعد ذلك ، تحدد وثيقة بدء المشروع أهداف المشروع ، والنطاق ، والميزانية ، والموارد ، والقيود والمخاطر المحتملة ، وأصحاب المصلحة ، وإطار إعداد التقارير ، ومعايير التقييم والإغلاق.

تخطيط

التخطيط السليم هو مفتاح نجاح المشروع. يجب تحديد الأهداف وتعيينها بطريقة ذكية أو واضحة. يجب تحديد نطاق المشروع بوضوح ، ووضع خطة شاملة للمشروع ، وإنشاء جدول زمني لتقسيم العمل.

تنفيذ

في هذه المرحلة ، يتم وضع خطة المشروع موضع التنفيذ. يجب تنفيذ كل نشاط مخطط للعمل على تحقيق نتائج المشروع المرجوة.

الرصد والمراقبة

تسير هذه المرحلة جنبًا إلى جنب مع التنفيذ وتتعامل مع المشكلات اليومية وقياس التقدم. يمكن استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتتبع التقدم ، بما في ذلك الجدول الزمني والميزانية والمهام المكتملة وحل المشكلات.

إنهاء

بمجرد اكتمال المشروع وجاهز للتسليم ، تبدأ مرحلة الإغلاق. يتضمن ذلك تسليم النتيجة المرجوة للعميل ، والإفراج رسميًا عن الموظفين والموارد ، وتقديم مستندات المشروع أو تسليمها ، وإغلاق العقود ، واستكمال جميع أنشطة المشروع ، وإعداد تقرير نهائي.

الكلمات الأخيرة

أصبح عالم الأعمال معقدًا بشكل متزايد ، وأصبح التنفيذ الناجح للمشاريع أكثر أهمية من أي وقت مضى. هناك طلب متزايد على المهنيين ذوي الخبرة والمعرفة الذين يمكنهم إدارة هذه المشاريع المعقدة. هناك طلب كبير على مديري المشاريع الذين لديهم فهم قوي لمبادئ وتقنيات إدارة المشروع لتحقيق نتائج ناجحة.

مع القدرة على التعامل مع جوانب متعددة من المشروع ، فإن مديري المشاريع المدربين هم أصول قيمة لأي مؤسسة. من المشاريع المكتملة إلى عمليات الإطلاق الناجحة ، يمكن رؤية تأثير مدير المشروع الماهر مباشرة.