Un marco de gestión de proyectos es la base de la ejecución exitosa de un proyecto. Implica varios procesos, tareas, herramientas y técnicas para planificar el inicio del proyecto de manera efectiva, seguir su progreso y completarlo dentro del plazo especificado.
Hay varios componentes del marco de gestión de proyectos, tipos de uso común y sus beneficios que discutiré aquí.
Marco de Gestión de Proyectos
El marco de gestión de proyectos se divide en tres partes. Estos son:
- Ciclo de vida del proyecto
- Ciclo de Control de Proyectos
- Herramientas y Plantillas
1. Ciclo de vida del proyecto
El ciclo de vida del proyecto tiene la intención de definir los objetivos que se lograrán dentro de un marco de tiempo establecido en cada etapa del proyecto hasta su finalización. Cinco etapas juntas conforman el ciclo de vida del proyecto.
Etapa #1: Iniciación Es la primera etapa. Están involucradas actividades como lluvia de ideas, investigación, factibilidad y entrevistas a las partes interesadas. Su enfoque principal es reconocer métodos para implementar el proyecto lo antes posible.
Etapa #2: Planificación En esta etapa, las personas que planifican el proyecto determinan quién formará parte del equipo que trabaja en el proyecto. Se establecen metas a alcanzar, considerando los factores de riesgo durante el proyecto, y se trabajan estrategias de mitigación de riesgos.
Etapa #3: Ejecución Es la etapa donde se ponen en práctica las decisiones tomadas. Cada miembro del equipo necesita entregar tareas asignadas que marcan el progreso del proyecto.
Etapa #4: Gestión Es la etapa donde se lleva a cabo el seguimiento del proyecto y la documentación del progreso del mismo. Cada hito logrado durante el proyecto se analiza y registra, y los logros significativos también se comparten con las partes interesadas.
Etapa #5: Revisión Es la etapa final donde los líderes del proyecto y los miembros del equipo analizan el proyecto de principio a fin. Estudian los hitos alcanzados, los contratiempos, si los hubiere, y la razón detrás de su ocurrencia, y discuten con las partes interesadas, los socios de fabricación y los clientes sobre las medidas que se deben tomar para mejorar.
2. Ciclo de control de proyectos
El enfoque principal es monitorear y administrar con precisión el proyecto. Varias funciones como el manejo y la mitigación de riesgos, el seguimiento del progreso del proyecto en cada etapa entre los equipos involucrados y mantener a las partes interesadas externas sobre el progreso del proyecto para mantener su confianza.
Hay cinco etapas del ciclo de control del proyecto.
Etapa n.º 1: Esta etapa consiste en diseñar un plan de proyecto inicial que los equipos deben seguir.
Etapa #2: Esta etapa consiste en supervisar el progreso del proyecto de cada equipo involucrado.
Etapa n.° 3: Esta etapa implica evaluar el progreso realizado hasta el momento por los gerentes de proyecto y compararlo con el progreso que se planea alcanzar.
Etapa #4: En esta etapa, los gerentes de proyecto analizan si el progreso realizado se alinea con el plan original o se ha desviado de él y qué efecto podría tener en el proyecto.
Etapa #5: En esta etapa, se implementan medidas si es necesario para llevar el proyecto por el buen camino.
3. Herramientas y plantillas
Como sugiere el nombre, estos son marcos o estructuras de gestión de proyectos prediseñados que las organizaciones pueden usar para implementar el proyecto sin perder mucho tiempo en la lluvia de ideas y el diseño del plan inicial. Varias herramientas y plantillas, como planes, informes de gestión de proyectos, registros de riesgos, etc., se utilizan comúnmente para gestionar proyectos.
Selección del marco de gestión de proyectos
Es el marco que decide el futuro del proyecto. Un marco cuidadosamente planificado facilita el proceso de finalización exitosa y sin complicaciones de un proyecto. Y no puede haber mejor persona que los gerentes de proyecto para seleccionar un marco, ya que conocen las fortalezas y debilidades de los miembros de su equipo y colegas y son conscientes de su estilo de trabajo. Por lo tanto, eligen un marco de gestión de proyectos que mejor se adapte a su estilo de trabajo en equipo para obtener el máximo rendimiento en el tiempo especificado.
Los gerentes de proyecto crean el esquema del marco, realizan reuniones para explicar el concepto detrás de su creación y supervisan constantemente el progreso del proyecto para garantizar la precisión del marco para lograr los resultados deseados.
Beneficios del marco de gestión de proyectos
El marco de gestión de proyectos ayuda a los directores de proyectos y miembros del equipo a seguir las mejores prácticas para cada etapa del proyecto. Sabes en qué dirección se dirige tu proyecto y qué mejoras se pueden hacer para lograr el resultado deseado.
Aquí hay algunos beneficios de usar un marco de gestión de proyectos:
Claridad del trabajo: un marco bien definido describe todas las tareas y herramientas necesarias para completar el proyecto sin dejar lugar a confusiones.
Coherencia: el marco permite un trabajo coherente en toda la organización que conduce a una planificación y ejecución adecuadas de las tareas dentro de los plazos.
Simplificación: dividir grandes proyectos en tareas pequeñas y alcanzables ayuda a los trabajadores a manejar la carga de trabajo de manera eficiente.
Optimización: un marco permite a los administradores de proyectos realizar un seguimiento del tiempo y los recursos invertidos en los proyectos. Les ayuda a planificar proyectos futuros y también reduce los gastos innecesarios.
Coordinación del equipo: Se deben realizar reuniones periódicas como parte del marco. Aumenta la comunicación y el flujo de información entre los gerentes y miembros que ayuda en el progreso del proyecto.
Diferencia entre marcos y metodologías de gestión de proyectos
Los términos marco y metodología se usan indistintamente, ya que muchos los perciben como lo mismo. Sin embargo, no son lo mismo. Ellos son diferentes.
Un marco de gestión de proyectos es un conjunto de pautas o reglas flexibles que se pueden modificar según los requisitos del proyecto. En comparación, la metodología de gestión de proyectos es un conjunto de reglas predefinidas y, por lo tanto, menos flexible. Los pasos deben seguirse estrictamente.
Marcos de gestión de proyectos de uso común
Hay varias opciones disponibles para que los gerentes de proyecto elijan. Algunos marcos se adaptan a proyectos específicos solo como el gobierno de TI, el desarrollo de software, etc., mientras que otros son marcos más generalizados y se pueden usar para fines regulares de gestión de proyectos.
Algunos de los tipos más comunes de marcos de gestión de proyectos son:
Lean: Se enfoca en minimizar los recursos no utilizados y desperdiciados centrándose en implementar técnicas de mejora.
PRINCE2: Se centra en la planificación de los costes y recursos iniciales que se necesitarían para el proyecto.
XPM: se adapta a proyectos complejos que forman parte del escenario actual que cambia rápidamente. Se centra en la gestión de los intereses de las partes interesadas debido a los horarios y planes que cambian rápidamente.
CCPM: Significa gestión de proyectos de cadena crítica y su enfoque principal es la distribución adecuada de los recursos en todo el proyecto.
Cascada: es un marco de gestión de proyectos tradicional en el que debe planificar de principio a fin. Una nueva fase del proyecto puede comenzar solo cuando la anterior ha terminado.
Scrum: es un marco ágil y es mejor para las industrias que experimentan cambios rápidos. En esto, la atención se centra en mantener la transparencia, y el proyecto se divide en partes pequeñas y se planifica en un plazo de 2 a 4 semanas.
Six Sigma: es un marco basado en datos con un enfoque principal en el mantenimiento de la calidad y en minimizar la cantidad de deficiencias en el proyecto casi a cero.
CEM: Significa gestión de la experiencia del cliente y se centra en un enfoque de afuera hacia adentro. Está diseñado en base a los comentarios exitosos recibidos de los clientes.
ITIL: Significa infraestructura de tecnología de la información y ayuda a organizar las funciones de TI de una organización, considerando la planificación, la entrega y el soporte de servicios de TI.
Las palabras finales
Los marcos de gestión de proyectos ayudan a las organizaciones a dar estructura a su proyecto. Son altamente flexibles, admiten múltiples proyectos y se pueden adaptar según las necesidades de la organización y los proyectos. Ayuda en la implementación efectiva del proyecto y hace que todo el proceso de desarrollo del proyecto sea fluido y fácil de supervisar.
Además, una vez creadas, puede usar repetidamente estas plantillas de marco de gestión de proyectos para sus proyectos futuros, ahorrando tiempo y dinero.
Por lo tanto, los marcos de gestión de proyectos pueden aumentar la eficiencia de su organización si se implementan adecuadamente.
