Avoir une approche solide et efficace de la gestion de projet est essentiel au succès des organisations de toutes tailles. Un plan systématique et bien pensé est nécessaire pour atteindre les buts et objectifs fixés par l'entreprise.
Dans le monde des affaires en évolution rapide d'aujourd'hui, les organisations doivent avoir une équipe de gestion de projet compétente, consciente de ses responsabilités et capable de les exécuter avec excellence.
Qu'est-ce qu'un projet ?
Un projet est un effort unique pour atteindre des objectifs spécifiques exprimés en livrables, résultats ou avantages. Le succès d'un projet est évalué par sa capacité à atteindre les objectifs prédéterminés dans les délais et le budget convenus et sur la base de normes d'acceptation établies.
Les éléments fondamentaux de la gestion de projet comprennent :
Temps : La durée estimée du projet Coût : Le budget alloué au projet Portée : les livrables ou objectifs spécifiques du projet Qualité : le niveau d'excellence ou la norme attendue dans le résultat du projet
Qu'est-ce que la gestion de projet ?
La gestion de projet est un voyage qui transforme les rêves en réalité. C'est un processus qui consiste à fixer un objectif, à élaborer un plan et à l'exécuter avec précision pour créer les résultats souhaités - produits, services ou processus. Chaque étape de la gestion de projet (initiation, planification et exécution) nécessite un mélange unique de méthodologie, de compétences, de connaissances et d'expérience pour répondre aux critères d'acceptation.
Contrairement au travail continu d'une organisation, la gestion de projet est une entreprise limitée dans le temps avec des livrables spécifiques et ciblés en son cœur. Cela en fait un domaine particulier et distinct, le distinguant de la simple gestion.
Types de gestion de projet ?
Chaque projet est unique et nécessite une approche sur mesure pour assurer sa réussite. Avec diverses méthodologies de gestion de projet disponibles, il est essentiel d'en choisir une qui corresponde aux besoins et aux objectifs spécifiques du projet. Le but de la gestion de projet n'est pas seulement d'atteindre l'objectif final, mais de le faire de manière organisée et efficace.
Méthodologie Scrum
Cette approche est idéale pour les organisations impliquées dans le développement de produits. Inspiré par le redémarrage d'un match de rugby après une faute, le processus Scrum met l'accent sur l'importance du travail d'équipe dans la création d'un produit digne du marché. Développé en 1993 par Easel Corporation pour des projets de développement de logiciels, Scrum est une méthodologie flexible qui oblige l'équipe à travailler de manière cohérente et dans un contexte défini.
Le projet est divisé en petits segments limités dans le temps, d'une durée généralement de 2 à 4 semaines, chacun avec une fin axée sur les résultats. Cette méthodologie est populaire en raison de son délai d'exécution rapide et convient mieux au développement de produits à cycle court qui doivent respecter les délais des clients sans sacrifier la qualité.
Méthodologie en cascade
L'approche en cascade consiste à travailler sur un projet en ligne droite, divisé en différentes phases. Chaque phase ne peut commencer qu'une fois la précédente terminée, ce qui en fait la plus simple et la plus traditionnelle de toutes les méthodologies. Les membres de l'équipe se voient attribuer des rôles et des responsabilités spécifiques, et le projet avance sans modifications ni adaptations en cours de route. Cette méthode convient mieux aux projets avec des plans étendus et un calendrier unique, mais elle est relativement rigide et n'est pas recommandée pour les projets basés sur les connaissances. Cependant, cela fonctionne bien pour les workflows de réplication.
Méthodologies Lean et Six Sigma
Cette méthodologie élimine le gaspillage et minimise les lacunes techniques pour améliorer les performances de l'équipe. Il combine la méthodologie Lean, développée à l'origine par le constructeur automobile japonais Toyota, qui élimine les activités sans valeur ajoutée, et la stratégie Six Sigma, créée par Motorola, qui améliore les processus de fabrication en identifiant et en supprimant les défauts. La combinaison de ces deux méthodologies vise à améliorer les processus opérationnels d'une entreprise, ce qui se traduit par une baisse des coûts de production et une augmentation des revenus.
Quand la gestion de projet est-elle utilisée ?
La gestion de projet est utilisée lorsqu'un ensemble spécifique de livrables définis par le client doit être réalisé. Cela implique l'identification et la gestion des risques, l'allocation des ressources, la budgétisation et le maintien d'une communication claire avec les équipes opérationnelles. La plupart des projets ont des délais serrés et des budgets limités, des règles strictes doivent donc être respectées. De plus, les exigences de fonctionnalité et de qualité du client doivent être prises en compte. La portée du projet peut ne pas toujours être claire dès le départ et les besoins du client peuvent changer au cours du projet. Malgré cela, le budget reste inchangé et les tâches sont diverses et complexes. Dans de tels cas, un outil de gestion de projet peut être extrêmement utile pour gérer tous les aspects du projet.
Phases du cycle de vie de la gestion de projet
Initiation
C'est le point de départ d'un projet et marque son début officiel. Une étude de faisabilité est menée pour déterminer le but et les objectifs du projet. Ensuite, un document de lancement de projet décrit les objectifs, la portée, le budget, les ressources, les contraintes et les risques possibles, les parties prenantes, le cadre de rapport et les critères d'évaluation et de clôture du projet.
Planification
Une bonne planification est la clé du succès d'un projet. Les objectifs doivent être définis et définis à l'aide de la méthode intelligente ou claire. La portée du projet doit être clairement articulée, un plan de projet complet élaboré et un calendrier de répartition des travaux créé.
Exécution
Dans cette étape, le plan de projet est mis en action. Chaque activité planifiée doit être réalisée pour travailler vers les livrables souhaités du projet.
Monitorage et contrôle
Cette étape va de pair avec l'exécution et traite des problèmes quotidiens et de la mesure des progrès. Les indicateurs de performance clés (KPI) peuvent être utilisés pour suivre les progrès, y compris le calendrier, le budget, les tâches terminées et la résolution des problèmes.
Fermeture
Une fois le projet terminé et prêt à être livré, la phase de clôture commence. Cela implique de remettre le résultat souhaité au client, de libérer officiellement le personnel et les ressources, de classer ou de remettre les documents du projet, de conclure les contrats, de terminer toutes les activités du projet et de préparer un rapport final.
Les derniers mots
Le monde des affaires devient de plus en plus complexe et la bonne exécution des projets est plus importante que jamais. Il existe une demande croissante de professionnels expérimentés et compétents capables de gérer ces projets complexes. Les chefs de projet ayant une solide compréhension des principes et des techniques de gestion de projet sont très demandés pour obtenir des résultats fructueux.
Avec la capacité de gérer plusieurs aspects d'un projet, les chefs de projet formés sont des atouts précieux pour toute organisation. Des projets terminés aux lancements réussis, l'impact d'un chef de projet qualifié peut être vu directement.
