Un framework di gestione del progetto è il fondamento di un'esecuzione di successo del progetto. Coinvolge vari processi, attività, strumenti e tecniche per pianificare in modo efficace l'inizio del progetto, monitorarne l'avanzamento e completarlo entro il periodo di tempo specificato.
Ci sono diversi componenti del framework di gestione del progetto, tipi comunemente usati e i loro vantaggi che discuterò qui.
Quadro di gestione del progetto
Il quadro di gestione del progetto è diviso in tre parti. Questi sono:
- Ciclo di vita del progetto
- Ciclo di controllo del progetto
- Strumenti e modelli
1. Ciclo di vita del progetto
Il ciclo di vita del progetto intende definire gli obiettivi da raggiungere entro un periodo di tempo prestabilito in ogni fase del progetto fino al completamento. Cinque fasi insieme costituiscono il ciclo di vita del progetto.
Fase #1: Iniziazione È il primo stadio. Sono coinvolte attività come brainstorming, ricerca, praticabilità e interviste alle parti interessate. Il suo obiettivo principale è riconoscere i metodi per implementare il progetto il prima possibile.
Fase n. 2: Pianificazione In questa fase, le persone che pianificano il progetto determinano chi farà parte del team che lavora al progetto. Vengono fissati gli obiettivi da raggiungere, tenendo conto dei fattori di rischio durante il progetto, e vengono anche elaborate strategie di mitigazione del rischio.
Fase n. 3: Esecuzione È la fase in cui le decisioni prese vengono messe in atto. Ogni membro del team deve consegnare le attività a lui assegnate che segnano l'avanzamento del progetto.
Fase n. 4: Gestione È la fase in cui avviene il monitoraggio del progetto e la documentazione dello stato di avanzamento del progetto. Ogni traguardo raggiunto durante il progetto viene analizzato e registrato e anche i risultati significativi vengono condivisi con le parti interessate.
Fase n. 5: revisione È la fase finale in cui i capi progetto e i membri del team analizzano il progetto dall'inizio alla fine. Studiano i traguardi raggiunti, gli eventuali contrattempi e il motivo alla base del loro verificarsi e discutono con le parti interessate, i partner di produzione e i clienti sulle misure da adottare per il miglioramento.
2. Ciclo di controllo del progetto
L'obiettivo principale è il monitoraggio e la gestione accurata del progetto. Diverse funzioni come la gestione e la mitigazione dei rischi, il monitoraggio dell'avanzamento del progetto in ogni fase tra i team coinvolti e il mantenimento della fiducia delle parti interessate esterne sull'avanzamento del progetto.
Ci sono cinque fasi del ciclo di controllo del progetto.
Fase n. 1: questa fase prevede la stesura di un piano di progetto iniziale che i team devono seguire.
Fase 2: questa fase prevede la supervisione dell'avanzamento del progetto di ciascun team interessato.
Fase n. 3: questa fase prevede la valutazione dei progressi compiuti finora dai project manager e il confronto con i progressi pianificati da raggiungere.
Fase n. 4: In questa fase, i project manager analizzano se i progressi realizzati sono in linea con il piano originale o si sono discostati da esso e quale effetto potrebbe avere sul progetto.
Fase n. 5: in questa fase, se necessario, vengono implementate misure per portare il progetto sulla strada giusta.
3. Strumenti e modelli
Come suggerisce il nome, si tratta di framework o strutture di gestione del progetto predefiniti che le organizzazioni possono utilizzare per implementare il progetto senza dedicare molto tempo al brainstorming e alla stesura del piano iniziale. Vari strumenti e modelli, come piani, rapporti sulla gestione dei progetti, registri dei rischi e così via, vengono comunemente utilizzati per gestire i progetti.
Selezione del quadro di gestione del progetto
È il quadro che decide il futuro del progetto. Un quadro attentamente pianificato facilita il processo di completamento di successo e senza problemi di un progetto. E non può esserci persona migliore dei project manager per selezionare un framework poiché conoscono i punti di forza e di debolezza dei membri del loro team e dei colleghi e sono consapevoli del loro stile di lavoro. Quindi, scelgono un framework di gestione del progetto che meglio si adatta al loro stile di lavoro di squadra per ottenere il massimo risultato nel tempo specificato.
I project manager creano lo schema del framework, conducono riunioni per spiegare il concetto alla base della sua creazione e supervisionano costantemente l'avanzamento del progetto per garantire l'accuratezza del framework per ottenere i risultati desiderati.
Vantaggi del Project Management Framework
Il framework di gestione del progetto aiuta i project manager e i membri del team a seguire le best practice per ogni fase del progetto. Sai in quale direzione si sta dirigendo il tuo progetto e quali miglioramenti possono essere apportati per ottenere il risultato desiderato.
Ecco alcuni vantaggi dell'utilizzo di un framework di gestione del progetto:
Chiarezza del lavoro: un framework ben definito delinea tutte le attività e gli strumenti necessari per completare il progetto senza lasciare spazio a confusione.
Coerenza: il framework consente un lavoro coerente all'interno dell'organizzazione che porta a una corretta pianificazione ed esecuzione delle attività entro le scadenze.
Semplificazione: la suddivisione di grandi progetti in attività piccole e realizzabili aiuta i lavoratori a gestire il carico di lavoro in modo efficiente.
Ottimizzazione: un framework consente ai project manager di tenere traccia del tempo e delle risorse spesi per i progetti. Li aiuta a pianificare progetti futuri e riduce anche le spese inutili.
Coordinamento del team: è necessario tenere riunioni regolari come parte del quadro. Aumenta la comunicazione e il flusso di informazioni tra manager e membri che aiuta nel progresso del progetto.
Differenza tra framework e metodologie di Project Management
I termini quadro e metodologia sono usati in modo intercambiabile in quanto sono percepiti come uguali da molti. Tuttavia, non sono la stessa cosa. Sono diversi.
Un framework di gestione del progetto è un insieme di linee guida o regole flessibili che possono essere modificate secondo i requisiti del progetto. In confronto, la metodologia di gestione del progetto è un insieme di regole predefinite e, quindi, meno flessibile. I passaggi devono essere seguiti rigorosamente.
Framework di Project Management di uso comune
Ci sono varie opzioni disponibili per i project manager tra cui scegliere. Alcuni framework si rivolgono solo a progetti specifici come governance IT, sviluppo software, ecc., mentre altri sono framework più generalizzati e possono essere utilizzati per normali scopi di gestione dei progetti.
Alcuni dei tipi più comuni di framework di project management sono:
Lean: si concentra sulla riduzione al minimo delle risorse inutilizzate e sprecate concentrandosi sull'implementazione di tecniche di miglioramento.
PRINCE2: si concentra sulla pianificazione dei costi e delle risorse iniziali che sarebbero necessari per il progetto.
XPM: si rivolge a progetti complessi che fanno parte dello scenario attuale in rapida evoluzione. Si concentra sulla gestione degli interessi delle parti interessate a causa di programmi e piani in rapida evoluzione.
CCPM: è l'acronimo di Critical Chain Project Management e il suo obiettivo principale è la corretta distribuzione delle risorse all'interno del progetto.
Waterfall: è un framework di gestione dei progetti tradizionale in cui è necessario pianificare dall'inizio alla fine. Una nuova fase del progetto può iniziare solo quando la precedente è terminata.
Scrum: è un framework Agile ed è il migliore per i settori che subiscono rapidi cambiamenti. In questo, l'obiettivo è mantenere la trasparenza e il progetto è suddiviso in piccole parti e pianificato entro 2-4 settimane.
Six Sigma: è un framework basato sui dati con un focus primario sulla manutenzione della qualità e sulla riduzione al minimo del numero di carenze nel progetto vicino allo zero.
CEM: acronimo di gestione dell'esperienza del cliente e si concentra su un approccio dall'esterno all'interno. È progettato sulla base del feedback di successo ricevuto dai clienti.
ITIL: acronimo di Information Technology Infrastructure e aiuta a organizzare le funzioni IT di un'organizzazione, considerando la pianificazione, la fornitura e il supporto dei servizi IT.
Le ultime parole
I framework di gestione del progetto aiutano le organizzazioni a dare una struttura al loro progetto. Sono altamente flessibili, supportano più progetti e possono essere personalizzati in base alle esigenze dell'organizzazione e dei progetti. Aiuta nell'efficace attuazione del progetto e rende l'intero processo di sviluppo del progetto agevole e facile da supervisionare.
Inoltre, una volta creati, puoi utilizzare ripetutamente questi modelli di framework per la gestione dei progetti per i tuoi progetti futuri, risparmiando tempo e denaro.
Pertanto, i framework di gestione del progetto possono aumentare i collettori di efficienza della tua organizzazione se adeguatamente implementati.
