Avere un approccio forte ed efficace alla gestione dei progetti è essenziale per il successo delle organizzazioni di tutte le dimensioni. Un piano sistematico e ben ponderato è necessario per raggiungere gli obiettivi e gli obiettivi fissati dall'azienda.
Nel frenetico mondo degli affari di oggi, le organizzazioni devono disporre di un team di project management competente, consapevole delle proprie responsabilità e in grado di eseguirle con eccellenza.
Che cos'è un progetto?
Un progetto è uno sforzo unico per raggiungere obiettivi specifici espressi in risultati, risultati o benefici. Il successo di un progetto viene valutato in base alla sua capacità di raggiungere gli obiettivi prefissati entro i tempi e il budget concordati e sulla base di standard stabiliti per l'accettazione.
Gli elementi fondamentali della gestione del progetto includono:
Tempo: la durata stimata del progetto Costo: il budget stanziato per il progetto Ambito: i risultati o gli obiettivi specifici del progetto Qualità: il livello di eccellenza o standard previsto nel risultato del progetto
Che cos'è la gestione dei progetti?
La gestione del progetto è un viaggio per trasformare i sogni in realtà. È un processo per prendere un obiettivo, tracciare un piano ed eseguirlo precisamente per creare i risultati desiderati: prodotti, servizi o processi. Ogni fase della gestione del progetto (avvio, pianificazione ed esecuzione) richiede una combinazione unica di metodologia, abilità, conoscenza ed esperienza per soddisfare i criteri di accettazione.
A differenza del lavoro in corso di un'organizzazione, la gestione del progetto è uno sforzo limitato nel tempo con risultati specifici e mirati al suo interno. Questo lo rende un campo speciale e distinto, distinguendolo dalla semplice gestione.
Tipi di Project Management?
Ogni progetto è unico e richiede un approccio su misura per garantirne il successo. Con varie metodologie di gestione del progetto disponibili, è essenziale sceglierne una che sia in linea con le esigenze e gli obiettivi specifici del progetto. Lo scopo della gestione del progetto non è solo raggiungere l'obiettivo finale, ma farlo in modo organizzato ed efficiente.
Metodologia di Scrum
Questo approccio è ideale per le organizzazioni coinvolte nello sviluppo del prodotto. Ispirato al riavvio di una partita di rugby dopo un fallo, il processo Scrum sottolinea l'importanza del lavoro di squadra nella creazione di un prodotto degno di mercato. Sviluppato nel 1993 dalla Easel Corporation per progetti di sviluppo software, Scrum è una metodologia flessibile che richiede al team di lavorare in modo coerente e all'interno di un contesto definito.
Il progetto è suddiviso in piccoli segmenti temporali, di solito della durata di 2-4 settimane, ciascuno con una conclusione orientata al risultato. Questa metodologia è popolare per i suoi rapidi tempi di consegna ed è più adatta per lo sviluppo di prodotti a ciclo breve che devono rispettare le scadenze dei clienti senza sacrificare la qualità.
Metodologia a cascata
L'approccio a cascata prevede di lavorare su un progetto in linea retta, suddiviso in diverse fasi. Ogni fase può iniziare solo una volta completata la precedente, rendendola la più semplice e tradizionale di tutte le metodologie. Ai membri del team vengono assegnati ruoli e responsabilità specifici e il progetto va avanti senza modifiche o adattamenti in itinere. Questo metodo è più adatto per progetti con piani estesi e un'unica sequenza temporale, ma è relativamente poco flessibile e sconsigliato per progetti basati sulla conoscenza. Tuttavia, funziona bene per i flussi di lavoro di replica.
Metodologie Lean e Six Sigma
Questa metodologia elimina gli sprechi e riduce al minimo le carenze tecniche per migliorare le prestazioni del team. Combina la metodologia Lean, originariamente sviluppata dalla casa automobilistica giapponese Toyota, che elimina le attività che non aggiungono valore, e la strategia Six Sigma, creata da Motorola, che migliora i processi di produzione identificando e rimuovendo i difetti. La combinazione di queste due metodologie mira a migliorare i processi operativi di un'azienda, con conseguente riduzione dei costi di produzione e maggiori ricavi.
Quando viene utilizzato il Project Management?
La gestione del progetto viene utilizzata quando è necessario completare un insieme specifico di risultati finali definiti dal cliente. Ciò comporta l'identificazione e la gestione dei rischi, l'allocazione delle risorse, la definizione del budget e il mantenimento di una comunicazione chiara con i team operativi. La maggior parte dei progetti ha scadenze ravvicinate e budget limitati, quindi è necessario seguire norme rigorose. Inoltre, devono essere considerati i requisiti di funzionalità e qualità del cliente. L'ambito del progetto potrebbe non essere sempre chiaro fin dall'inizio e le esigenze del cliente potrebbero cambiare durante il progetto. Nonostante ciò, il budget rimane invariato e i compiti sono diversi e complessi. In tali casi, uno strumento di gestione del progetto può essere estremamente utile nella gestione di tutti gli aspetti del progetto.
Fasi del ciclo di vita della gestione dei progetti
Iniziazione
Questo è il punto di partenza di un progetto e segna il suo inizio ufficiale. Viene condotto uno studio di fattibilità per determinare lo scopo e gli obiettivi del progetto. Quindi, un documento di avvio del progetto delinea gli obiettivi del progetto, l'ambito, il budget, le risorse, i possibili vincoli e rischi, le parti interessate, il quadro di riferimento e i criteri di valutazione e chiusura.
Pianificazione
Una corretta pianificazione è la chiave per il successo di un progetto. Gli obiettivi devono essere definiti e impostati utilizzando il metodo intelligente o chiaro. L'ambito del progetto deve essere chiaramente articolato, deve essere sviluppato un piano di progetto completo e deve essere creato un programma di suddivisione del lavoro.
Esecuzione
In questa fase, il piano di progetto viene messo in atto. Ogni attività pianificata dovrebbe essere svolta per lavorare verso i risultati del progetto desiderati.
Monitoraggio e controllo
Questa fase va di pari passo con l'esecuzione e si occupa dei problemi quotidiani e della misurazione dei progressi. Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) possono essere utilizzati per tenere traccia dei progressi, inclusi pianificazione, budget, attività completate e risoluzione dei problemi.
Chiusura
Una volta che il progetto è completato e pronto per la consegna, inizia la fase di chiusura. Ciò comporta la consegna del risultato desiderato al cliente, il rilascio formale di personale e risorse, l'archiviazione o la consegna dei documenti di progetto, la chiusura dei contratti, il completamento di tutte le attività del progetto e la preparazione di una relazione finale.
Le ultime parole
Il mondo degli affari sta diventando sempre più complesso e la corretta esecuzione dei progetti è più importante che mai. Vi è una crescente domanda di professionisti esperti e competenti in grado di gestire questi progetti complessi. I project manager con una forte conoscenza dei principi e delle tecniche di project management sono molto richiesti per ottenere risultati di successo.
Con la capacità di gestire molteplici aspetti di un progetto, i project manager qualificati sono risorse preziose per qualsiasi organizzazione. Dai progetti completati ai lanci di successo, l'impatto di un project manager esperto può essere visto direttamente.
