I 10 principali errori di gestione del rischio distruttivo

La gestione del rischio è un metodo altamente efficace per identificare e ridurre o, in una certa misura, eliminare i rischi di un programma prima che si verifichino. Rende consapevoli delle misure da adottare prima dell'avvio del progetto e durante la sua esecuzione.

Il numero di modifiche da apportare per garantire la sicurezza del progetto si riduce notevolmente. Aumenta la qualità del progetto, ne riduce i tempi di completamento e i benefici funzionali. Nonostante i numerosi vantaggi, le aziende esitano a implementare sistemi di controllo del rischio. Il motivo è che sono influenzate da diversi pregiudizi sulla gestione del rischio.

Esamineremo ora i dieci principali pregiudizi sulla gestione del rischio che devono essere affrontati il prima possibile per promuovere un ambiente di lavoro sicuro.

1. Il Project Manager non è responsabile della gestione del rischio

Esiste un mito secondo cui il ruolo del Project Manager si limiti alla supervisione del progetto e alla spiegazione dei suoi benefici al pubblico. Tutto ciò che ruota attorno a questo ruolo deve essere semplicemente identificato, valutato e risolto.

Tuttavia, se i rischi non vengono identificati al momento giusto, potrebbero causare ritardi nel progetto o, anche se il rischio è considerevole, potrebbe essere necessario chiuderlo.

2. Impossibilità di identificare i rischi in un nuovo progetto

Project manager e membri del team spesso perdono fiducia quando iniziano a lavorare su un nuovo progetto. Hanno la percezione di non aver mai tentato un'attività simile in passato e quindi non comprendono il processo di identificazione dei rischi.

Ora, cosa possono fare i membri del team in una situazione del genere?

Anche se non avessero mai lavorato allo stesso progetto in precedenza, potrebbero rispondere alle seguenti domande per superare questa percezione:

• Gli obiettivi finali del progetto sono simili a quelli di progetti precedenti?
• Altri reparti dell'azienda hanno svolto un'attività simile?
• Avete accesso alla documentazione degli insegnamenti chiave dei progetti precedenti, sia completati che non andati a buon fine?

Se la vostra azienda non ha accesso ad alcun insegnamento sulla gestione del rischio da progetti precedenti, potete chiedere aiuto all'esterno. Potete rivolgervi a esperti di gestione del rischio o collaborare con altre aziende del vostro settore che potrebbero aver svolto attività simili.

3. Scarsa conoscenza della gestione del rischio

Ogni azienda è consapevole dei potenziali rischi che potrebbero essere coinvolti in un progetto. E i dirigenti senior potrebbero essere indirettamente coinvolti nella risoluzione di tali rischi. Tuttavia, non riconoscono di occuparsi della gestione del rischio. Pertanto, i dirigenti senior dell'azienda pensano che qualsiasi cosa facciano sia sufficiente e non riconoscono la risoluzione dei problemi come parte della gestione del rischio.

4. È necessario lavorare solo sui rischi più importanti

Il più delle volte, i project manager e i membri del team ritengono che il rischio identificato sia troppo piccolo per essere gestito. Non è la decisione giusta. I rischi possono essere piccoli o grandi. Un team allineato con gli obiettivi aziendali considererà sempre i rischi minori e creerà una strategia di controllo del rischio per garantire il completamento con successo del progetto.

Non c'è dubbio che rischi più grandi richiedano maggiore attenzione, ma molti piccoli rischi possono causare incubi a qualsiasi team. Pertanto, è necessario prestare la stessa attenzione a tutti i tipi di minacce, sia piccole che grandi, per garantire il successo del progetto.

5. Implementare un sistema di controllo del rischio per ogni rischio

Non è valido, poiché a volte non è possibile controllare il verificarsi di un rischio. È possibile solo pianificare cosa fare se il problema si verifica. Non è possibile mitigarlo o impedirne il verificarsi. Quindi, quando si verifica il rischio, non è necessario pensare a cosa fare, poiché si era già pianificato quando tutto andava liscio. Ora è necessario eseguire quel piano.

6. La gestione del rischio non è necessaria per i piccoli progetti

I progetti, piccoli o grandi che siano, necessitano di una valutazione adeguata. Entrambi fanno parte degli obiettivi aziendali che devono essere eseguiti con successo per migliorare il valore finanziario e di mercato dell'azienda. Quindi, se la vostra azienda lavora solo su piccoli progetti e non su quelli grandi, la mancata identificazione dei rischi può portare a una perdita ingente. E a volte questa perdita è irreversibile.

7. I rischi devono essere gestiti solo all'inizio di un nuovo progetto

Questo equivoco sulla gestione del rischio è errato, poiché l'identificazione e la gestione del rischio non sono un'attività una tantum, ma un processo continuo. Se si è investito abbastanza tempo nell'identificazione dei possibili rischi prima di avviare il progetto, il numero di rischi che si verificano durante l'esecuzione del progetto può ridursi notevolmente.

Tuttavia, ciò non significa che le minacce non si verificheranno. È necessario monitorare costantemente i nuovi rischi che potrebbero presentarsi e ideare soluzioni per ridurne l'impatto. Gli stessi rischi potrebbero continuare a presentarsi di tanto in tanto. Pertanto, è necessario rimanere vigili durante tutto il ciclo di vita del progetto.

8. I rischi devono essere gestiti quando si verificano

La gestione del rischio consiste nel gestire i rischi prima che si verifichino. Il concetto generale è identificare i rischi in anticipo e creare una strategia per eliminarli o ridurne la frequenza. Se un rischio si verifica, non rimane un rischio. Diventa un problema troppo difficile da risolvere.

Ogni project manager sa che gestire questo tipo di situazioni è un'attività stressante. Pertanto, l'attenzione dovrebbe essere rivolta alla valutazione dei potenziali rischi e alla creazione di un sistema di controllo del rischio prima di avviare qualsiasi progetto.

9. I rischi non identificati non rappresentano una minaccia per il progetto

Se non si riesce a identificare un rischio o non si sa come mitigarlo, non significa che lo si nasconderà. Se il rischio viene identificato nelle fasi iniziali, il team di gestione del rischio può elaborare metodi per ridurne l'incidenza.

Inoltre, anche se si identifica un rischio, non significa che verrà fornito un piano di mitigazione ben definito. Non è possibile sapere tutto in anticipo, ma l'impegno del team e la competenza specifica del project manager e del team di controllo del rischio sono comunque importanti.

10. Il sistema di controllo del rischio non aggiunge alcun valore

Spesso manager e dirigenti senior trascurano i vantaggi dell'implementazione di un sistema di controllo del rischio ai fini del risparmio sui costi. Ci si aspetta che i team presentino una stima per la gestione del rischio per ogni progetto. Tuttavia, le aziende raramente accantonano fondi separati per la valutazione e la mitigazione del rischio.

Non capiscono quanto sia utile concentrarsi sulla prevenzione dei problemi. Anche se non è possibile eliminare il rischio, creare un piano di gestione anticipata contribuisce a una migliore gestione del progetto e al suo completamento con successo.

In sintesi

Dopo aver letto tutti i luoghi comuni sulla gestione del rischio, ci auguriamo che implementiate sistemi di controllo del rischio nei vostri progetti futuri, piccoli o grandi che siano. La gestione del rischio non solo migliora la sicurezza del progetto, ma promuove anche la comunicazione tra i team, migliorandone la qualità.

Le organizzazioni devono concentrarsi sulla predisposizione di un piano di riserva per evitare il fallimento del progetto. Dovrebbero inoltre organizzare sessioni di formazione sulla gestione del rischio per i propri team o consentire loro di ottenere la certificazione CRISC, una delle certificazioni di gestione del rischio più richieste al mondo.

Qui abbiamo cercato di sfatare diversi miti associati alla gestione del rischio. Se ne avete trovati altri, condivideteli nei commenti.