Un marco de gestión de proyectos es la base de una ejecución exitosa del proyecto. Implica varios procesos, tareas, herramientas y técnicas para planificar el inicio del proyecto de manera efectiva, hacer un seguimiento de su progreso y completarlo dentro del marco de tiempo especificado.
Hay varios componentes del marco de gestión de proyectos, tipos comúnmente utilizados y sus beneficios que analizaré aquí.
El marco de gestión de proyectos se divide en tres partes. Estas son:
El ciclo de vida del proyecto tiene como objetivo definir los objetivos que se deben lograr dentro de un marco de tiempo establecido en cada etapa del proyecto hasta su finalización. Cinco etapas juntas conforman el ciclo de vida del proyecto.
Etapa n.° 1: Inicio Es la primera etapa. Se involucran actividades como lluvia de ideas, investigación, viabilidad y entrevistas a las partes interesadas. Su objetivo principal es reconocer métodos para implementar el proyecto lo antes posible.
Etapa 2: Planificación En esta etapa, las personas que planifican el proyecto determinan quiénes formarán parte del equipo que trabajará en el proyecto. Se fijan los objetivos a alcanzar, considerando los factores de riesgo durante el proyecto, y también se trabajan las estrategias de mitigación de riesgos.
Etapa 3: Ejecución Es la etapa en la que se ponen en práctica las decisiones tomadas. Cada miembro del equipo debe entregar las tareas que se le asignan y que marcan el progreso del proyecto.
Etapa 4: Gestión Es la etapa en la que se realiza el seguimiento del proyecto y la documentación del progreso del mismo. Se analiza y registra cada hito alcanzado durante el proyecto, y también se comparten los logros significativos con las partes interesadas.
Etapa 5: Revisión Es la etapa final en la que los líderes del proyecto y los miembros del equipo analizan el proyecto de principio a fin. Estudian los hitos alcanzados, los contratiempos si los hay y el motivo de su ocurrencia, y discuten con las partes interesadas, los socios de fabricación y los clientes sobre las medidas a tomar para mejorar.
El enfoque principal es monitorear y gestionar con precisión el proyecto. Varias funciones, como el manejo y mitigación de riesgos, el seguimiento del progreso del proyecto en cada etapa de los equipos involucrados y mantener a las partes interesadas externas informadas sobre el progreso del proyecto para mantener su confianza.
Hay cinco etapas del ciclo de control del proyecto.
Etapa n.° 1: Esta etapa implica el diseño de un plan de proyecto inicial que los equipos deben seguir.
Etapa n.° 2: Esta etapa implica supervisar el progreso del proyecto de cada equipo involucrado.
Etapa n.° 3: Esta etapa implica evaluar el progreso realizado hasta el momento por los gerentes de proyecto y compararlo con el progreso planificado que se logrará.
Etapa n.° 4: En esta etapa, los gerentes de proyecto analizan si el progreso realizado se alinea con el plan original o se ha desviado de él y qué efecto podría tener en el proyecto.
Etapa n.° 5: En esta etapa, se implementan las medidas necesarias para encaminar el proyecto por el camino correcto.
Como sugiere el nombre, se trata de estructuras o marcos de gestión de proyectos prefabricados que las organizaciones pueden utilizar para implementar el proyecto sin dedicar mucho tiempo a la lluvia de ideas y al diseño del plan inicial. Se suelen utilizar diversas herramientas y plantillas, como planes, informes de gestión de proyectos, registros de riesgos, etc., para gestionar proyectos.
El marco es el que decide el futuro del proyecto. Un marco cuidadosamente planificado facilita el proceso de finalización exitosa y sin problemas de un proyecto. Y no puede haber mejor persona que los gerentes de proyectos para seleccionar un marco, ya que conocen las fortalezas y debilidades de los miembros de su equipo y colegas y son conscientes de su estilo de trabajo. Por lo tanto, eligen el marco de gestión de proyectos que mejor se adapta a su estilo de trabajo en equipo para obtener el máximo resultado en el tiempo especificado.
Los gerentes de proyectos crean el esquema del marco, llevan a cabo reuniones para explicar el concepto detrás de su creación y supervisan constantemente el progreso del proyecto para garantizar la precisión del marco para lograr los resultados deseados.
El marco de gestión de proyectos ayuda a los gerentes de proyectos y a los miembros del equipo a seguir las mejores prácticas para cada etapa del proyecto. Usted sabe en qué dirección se dirige su proyecto y qué mejoras se pueden realizar para lograr el resultado deseado.
Estos son algunos de los beneficios de usar un marco de gestión de proyectos:
Claridad del trabajo: Un marco bien definido describe todas las tareas y herramientas necesarias para completar el proyecto sin dejar lugar a confusiones.
Coherencia: El marco permite un trabajo consistente en toda la organización que conduce a una planificación y ejecución adecuadas de las tareas dentro de los plazos.
Simplificación: Dividir los proyectos grandes en tareas pequeñas y alcanzables ayuda a los trabajadores a manejar la carga de trabajo de manera eficiente.
Optimización: Un marco permite a los gerentes de proyectos realizar un seguimiento del tiempo y los recursos dedicados a los proyectos. Les ayuda a planificar proyectos futuros y también reduce gastos innecesarios.
Coordinación de equipo: Es necesario realizar reuniones periódicas como parte del marco. Aumenta la comunicación y el flujo de información entre los gerentes y los miembros, lo que ayuda al progreso del proyecto.
Los términos marco y metodología se utilizan indistintamente, ya que muchos los perciben como lo mismo. Sin embargo, no son lo mismo. Son diferentes.
Un marco de gestión de proyectos es un conjunto de pautas o reglas flexibles que se pueden modificar según los requisitos del proyecto. En comparación, la metodología de gestión de proyectos es un conjunto de reglas predefinidas y, por lo tanto, menos flexible. Los pasos deben seguirse estrictamente.
Hay varias opciones disponibles para que los gerentes de proyectos elijan. Algunos marcos se adaptan solo a proyectos específicos, como la gobernanza de TI, el desarrollo de software, etc., mientras que otros son marcos más generalizados y se pueden utilizar para fines de gestión de proyectos regulares.
Algunos de los tipos más comunes de marcos de gestión de proyectos son:
Lean: Se centra en minimizar los recursos no utilizados y desperdiciados, centrándose en la implementación de técnicas de mejora.
PRINCE2: Se centra en la planificación de los costos y recursos iniciales que se requerirán para el proyecto.
XPM: Se adapta a proyectos complejos que son parte del escenario actual que cambia rápidamente. Se centra en la gestión de los intereses de las partes interesadas debido a los cronogramas y planes que cambian rápidamente.
CCPM: Significa gestión de proyectos de cadena crítica, y su enfoque principal es la distribución adecuada de los recursos en todo el proyecto.
Waterfall: Es un marco de gestión de proyectos tradicional en el que es necesario planificar de principio a fin. Una nueva fase del proyecto puede comenzar solo cuando la anterior ha terminado.
Scrum: Es un marco ágil y es mejor para las industrias que experimentan cambios rápidos. En este, el enfoque está en mantener la transparencia, y el proyecto se divide en partes pequeñas y se planifica en un plazo de 2 a 4 semanas.
Six Sigma: Es un marco basado en datos cuyo principal objetivo es el mantenimiento de la calidad y la minimización del número de deficiencias en el proyecto a un nivel cercano a cero.
CEM: Significa gestión de la experiencia del cliente y se centra en un enfoque de afuera hacia adentro. Está diseñado en función de los comentarios satisfactorios recibidos de los clientes.
ITIL: Significa infraestructura de tecnología de la información y ayuda a organizar las funciones de TI de una organización, considerando la planificación, la entrega y el soporte de los servicios de TI.
Los marcos de gestión de proyectos ayudan a las organizaciones a dar estructura a sus proyectos. Son muy flexibles, admiten múltiples proyectos y se pueden adaptar según las necesidades de la organización y los proyectos. Ayudan en la implementación eficaz del proyecto y hacen que todo el proceso de desarrollo del proyecto sea fluido y fácil de supervisar.
Además, una vez creadas, puede utilizar repetidamente estas plantillas de marcos de gestión de proyectos para sus proyectos futuros, ahorrando tiempo y dinero.
Por lo tanto, los marcos de gestión de proyectos pueden aumentar la eficiencia de su organización si se implementan adecuadamente.
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