La gestión de riesgos es un método muy eficaz para identificar y reducir o, en cierta medida, eliminar los riesgos de un programa antes de que se produzcan. Le permite conocer los pasos que debe seguir antes del lanzamiento del proyecto y durante su ejecución.
La cantidad de cambios que debe realizar para proteger su proyecto se reduce en gran medida. Aumenta la calidad del proyecto, reduce su tiempo de finalización y su beneficio funcional. A pesar de tantos beneficios, las empresas dudan en implementar sistemas de control de riesgos. Y la razón es que están influenciadas por varios conceptos erróneos sobre la gestión de riesgos.
Ahora veremos los diez conceptos erróneos más importantes sobre la gestión de riesgos que deben abordarse lo antes posible para promover un entorno de trabajo seguro.
Existe el mito de que el papel del director de proyectos se limita a supervisar el proyecto y explicar sus beneficios al público. Todo lo que gira en torno a este papel solo necesita ser identificado, evaluado y resuelto.
Pero si los riesgos involucrados no se identifican en el momento adecuado, esto puede llevar a un retraso en el proyecto, o incluso si el riesgo involucrado es considerable, puede que tenga que cerrar el proyecto.
Los gerentes de proyectos y los miembros del equipo a menudo pierden la confianza al comenzar a trabajar en un nuevo proyecto. Tienen la percepción de que no han intentado algo similar en el pasado y, por lo tanto, no comprenden el proceso de identificación de riesgos.
Ahora bien, ¿qué pueden hacer los miembros del equipo en una situación así?
Incluso si no han trabajado en el mismo proyecto antes, podrían responder las siguientes preguntas para superar esta percepción:
¿Los objetivos finales del proyecto son similares a los de cualquier proyecto anterior?
¿Algún otro departamento de la empresa realizó una tarea similar?
¿Tiene acceso al registro de aprendizajes clave de los proyectos anteriores, tanto completados como fallidos?
Si su empresa no tiene acceso a ningún aprendizaje de gestión de riesgos de proyectos anteriores, puede buscar ayuda externa. Puede acercarse a expertos en gestión de riesgos o colaborar con otras empresas en su campo que puedan haber realizado tareas similares.
Todas las empresas conocen los riesgos potenciales que pueden estar involucrados en un proyecto. Y los altos ejecutivos pueden estar indirectamente involucrados en la solución de esos riesgos. Pero no reconocen que están haciendo gestión de riesgos. Por lo tanto, los altos ejecutivos de la empresa piensan que lo que están haciendo es suficiente y no reconocen la resolución de problemas como parte de la gestión de riesgos.
La mayoría de las veces, los gerentes de proyectos y los miembros del equipo consideran que el riesgo que han identificado es demasiado pequeño para ocuparse de él. No es la decisión correcta. Los riesgos pueden ser pequeños o grandes. Un equipo que está alineado con los objetivos de la empresa siempre considerará los riesgos pequeños y creará una estrategia de control de riesgos para garantizar la finalización exitosa del proyecto.
No hay duda de que los riesgos más enormes requieren más atención, pero muchos riesgos pequeños pueden causar pesadillas a cualquier equipo. Por lo tanto, debe brindar a todos los tipos de amenazas, tanto pequeñas como grandes, la misma atención para garantizar el éxito del proyecto.
No es válido, ya que a veces no se puede controlar la ocurrencia de un riesgo. Solo se puede planificar qué hacer si se produce el problema. No se puede mitigar ni evitar que ocurra. Por lo tanto, cuando se produce el riesgo, no es necesario pensar en qué hacer, ya que ya se había planificado cuando todo iba bien. Ahora hay que ejecutar ese plan.
Los proyectos, ya sean pequeños o grandes, necesitan una evaluación adecuada. Ambos son parte de los objetivos de la empresa que deben ejecutarse con éxito para mejorar el valor financiero y de mercado de la empresa. Por lo tanto, si su empresa está trabajando solo en proyectos pequeños, no en grandes, no identificar los riesgos puede provocar una pérdida masiva. Y, a veces, esta pérdida es irreversible.
Este concepto erróneo de la gestión de riesgos es erróneo, ya que la identificación y la gestión de riesgos no es una actividad única, sino un proceso continuo. Si ha invertido suficiente tiempo en identificar los posibles riesgos antes de comenzar el proyecto, la cantidad de riesgos que ocurren durante la ejecución del proyecto puede disminuir en gran medida.
Sin embargo, esto no significa que no se produzcan amenazas. Debe estar atento continuamente a los nuevos riesgos que puedan surgir y diseñar formas de reducir sus efectos. Los mismos riesgos pueden seguir ocurriendo de vez en cuando. Por lo tanto, debe permanecer alerta durante todo el ciclo de vida del proyecto.
La gestión de riesgos consiste en gestionar los riesgos antes de que ocurran. El concepto completo es identificar los riesgos de antemano y crear una estrategia para eliminarlos o reducir su incidencia. Si ocurre un riesgo, no sigue siendo un riesgo, sino que se convierte en un problema demasiado difícil de resolver.
Todo director de proyectos sabe que gestionar este tipo de situaciones es una actividad estresante. Por lo tanto, el enfoque debe estar en evaluar los riesgos potenciales y crear un sistema de control de riesgos antes de comenzar cualquier proyecto.
Si no puede identificar ningún riesgo o no sabe cómo mitigarlo, no significa que lo ocultará. Si el riesgo se identifica en las etapas iniciales, el equipo de gestión de riesgos puede trabajar en métodos para reducir su incidencia.
Además, incluso si identifica el riesgo, no significa que vendrá con un plan de mitigación bien definido. No puede saberlo todo de antemano, pero los esfuerzos del equipo y la experiencia en la materia del gerente de proyecto y el equipo de control de riesgos aún importan.
Muchas veces, los gerentes y los altos ejecutivos pasan por alto los beneficios de implementar un sistema de control de riesgos con fines de ahorro de costos. Se espera que los equipos presenten una estimación de la gestión de riesgos para cada proyecto. Pero las empresas rara vez reservan fondos separados para la evaluación y mitigación de riesgos.
No entienden cuánto beneficio tiene concentrarse en la prevención de problemas. Incluso si no puede eliminar el riesgo, crear un plan de antemano para manejarlo ayuda a una mejor gestión del proyecto y a su finalización exitosa.
Después de leer todos los conceptos erróneos sobre la gestión de riesgos, esperamos que implemente sistemas de control de riesgos en sus proyectos futuros, ya sean pequeños o grandes. La gestión de riesgos no solo mejora la seguridad del proyecto, sino que también promueve la comunicación en equipo que mejora la calidad del proyecto.
Las organizaciones deben centrarse en tener un plan de respaldo para evitar el fracaso del proyecto. También deben organizar sesiones de capacitación en gestión de riesgos para sus equipos o permitirles obtener la certificación CRISC, una de las certificaciones de gestión de riesgos más solicitadas en todo el mundo.
Aquí hemos intentado desacreditar varios mitos asociados con la gestión de riesgos. Si se ha encontrado con algún otro mito, compártalo en los comentarios.
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