プロジェクト管理の専門家は何をするのでしょうか?

プロジェクトマネジメントのプロフェッショナルの仕事には、プロジェクトの組織化、計画、実行に加え、予算とスケジュールの設定も同時に行います。言い換えれば、プロジェクトマネジメントのプロフェッショナルはチーム全体をまとめ、すべてがスムーズに進み、担当チームに割り当てられたすべてのタスクが滞りなく期限内に完了するように努めます。

プロジェクトの成否は、間接的にプロジェクトマネージャーとその能力に左右されます。プロジェクトマネージャーの専門的役割は特定の業界に限定されるものではなく、以下の点から、役割と責任、そしてプロジェクトマネジメントのプロフェッショナルがどのような役割を果たすのかについて理解を深めることができます。

プロジェクトマネージャーの主な責任

広義では、プロジェクトマネージャーの役割は組織化と計画であると言えます。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトが予算内で予定通りに完了することを保証する責任も負います。しかし、その役割は見た目以上に複雑です。

多くの人は、プロジェクトを監督することで、マネージャーがプロジェクトの形や開発の方向性を容易に定義できることに気づいていません。彼らはコスト削減に貢献すると同時に、収益全体を向上させ、すべてが効率的に実行されるようにすることができます。

プロジェクトマネージャーの具体的な職務は、所属する業界や監督するプロジェクトによって異なりますが、いずれにせよ、プロジェクトに取り組む際には、常にプロジェクトライフサイクルを念頭に置く必要があります。プロジェクトライフサイクルは5つの異なるフェーズで構成され、あらゆるプロジェクトの適切な完了に責任を負います。

• 開始
• 計画
• 実行
• 監視と管理
• 終了

これらは単なるステップではなく、プロジェクトマネジメントの専門家がプロジェクトのライフサイクルを通じて従うプロセスです。プロジェクトマネージャーの責任は、プロジェクトライフサイクルの各フェーズによって異なります。

プロジェクトマネージャーの日々の責任

プロジェクトマネージャーの具体的なタスクは、プロジェクトのフェーズによって大きく異なります。それでも、プロジェクトマネージャーが日々遂行しなければならない一般的なタスクがいくつかあります。

チームメンバーとの適切なコミュニケーションの確立

プロジェクトマネジメント業務の重要な役割は、チーム内でのコミュニケーションを確立することです。電話、毎日のチェックイン、メール、あるいはチームミーティングなど、様々な手段が用いられます。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトが進行中であることを確認し、潜在的な問題点を把握するために、チームメンバーと定期的に適切なコミュニケーションをとることが重要です。

ステークホルダーとのコミュニケーション

チームメンバーとの良好なコミュニケーションを維持することが重要であるのと同様に、プロジェクトを円滑に進めるためには、マネージャーが主要なステークホルダーと定期的に連絡を取り合うことも不可欠です。ステークホルダーには、プロジェクトの進捗状況や会社の取り組みとの整合性について最新情報を提供する必要があります。コミュニケーションの形態は、会議、メール、電話、ダッシュボードの更新、週次・月次レポートなど、多岐にわたります。どのようなコミュニケーション方法を用いるにせよ、関係者に常に最新情報を知らせておくことが重要です。

潜在的な問題の特定と解決

プロジェクトの期間中、あらゆる種類の問題が発生することは珍しくありません。しかし、プロジェクトマネージャーの役割は、それらの問題に対する解決策を確実に提供することです。プロジェクトのスコープ、予算の問題、リソースの割り当て、その他様々な問題など、あらゆる問題が対象となります。プロジェクトマネージャーは、これらの問題が遅滞なく解決され、プロジェクトの進捗が軌道に乗るようにしなければなりません。

予算編成

コスト見積りは、あらゆるプロジェクトにおいて最も重要なタスクの一つです。プロジェクトの規模に応じて、予算策定のスケジュールは異なります。小規模プロジェクトでは、月次または週次で済む場合もあります。しかし、大規模なプロジェクトでは、マネージャーは予算制限や割り当てられたリソースを超過していないかを確認するために、毎日予算を確認しなければならない場合があります。プロジェクトで外部ベンダーと提携している場合は、マネージャーは多くの請求書を確認し、適切なものを確認して承認する必要があります。

時間管理と承認

プロジェクトの進捗状況を追跡するために、多くのプロジェクトマネージャーは様々な管理ソフトウェアを使用しています。これらのソフトウェアは、チームの進捗状況を監視し、すべてが効率的に、そして指定された期限内に完了することを保証します。また、チームメンバーの時間の使い方をマネージャーに提供し、必要に応じてプロジェクト内でリソースを交換する機会を提供します。

チームビルディング

優れたプロジェクトマネージャーは、各プロジェクト目標が期限通りに達成され、チームの満足度と生産性が維持されるよう、尽力します。その一環として、困難なプロジェクトやチームが直面する課題の後には、様々なチームビルディングや士気向上のためのセッションを実施します。例えば、ランチ会やチームピクニックの企画などが挙げられます。

プロジェクトマネジメントのキャリア

プロジェクトマネジメントは、キャリアの選択肢を探している人にとって、間違いなく成長著しい分野です。プロジェクトマネジメントのキャリアを目指すなら、割り当てられたすべてのタスクと責任を遂行するために必要なスキルセットを身につけることが重要です。プロジェクトマネジメントのプロフェッショナルの役割には、優れたリーダーシップとマネジメントスキルが求められ、あなた自身だけでなくチームメイトのタスクもあなた自身にかかっています。

プロジェクトマネジメントのキャリアを目指すなら、キャリアカウンセラーやインターネットで相談してみましょう。プロジェクトマネジメントの学位を取得するための様々なプログラムがあり、目標達成に役立つ短期のディプロマコースを受講することもできます。これらのコースは、就職の可能性を高めるだけでなく、より高い給与水準を得ることにも役立ちます。