프로젝트 관리 전문가의 업무는 프로젝트를 조직, 계획, 실행하는 동시에 예산과 일정을 수립하는 것을 포함합니다. 다시 말해, 프로젝트 관리 전문가는 팀 전체를 하나로 묶고 모든 일이 원활하게 진행되도록 하며, 특정 팀에 할당된 모든 작업이 문제없이 제시간에 완료되도록 합니다.
프로젝트의 성공 또는 실패는 간접적으로 프로젝트 관리자의 역량에 달려 있습니다. 프로젝트 관리자의 전문적인 역할은 특정 산업에 국한되지 않으며, 아래에서 프로젝트 관리 전문가(PMP)의 역할과 책임, 그리고 기타 업무에 대한 자세한 내용을 확인할 수 있습니다.
넓은 의미에서 프로젝트 관리자의 역할은 조직과 계획이라고 할 수 있습니다. 프로젝트 관리자는 프로젝트가 예산 범위 내에서 정해진 기한 내에 완료되도록 책임지는 역할도 맡고 있습니다. 하지만 그 이상의 중요한 역할이 있습니다.
많은 사람들이 간과하는 사실은, 프로젝트 관리자는 프로젝트를 총괄하면서 프로젝트의 형태와 발전 방향을 명확하게 정의할 수 있다는 점입니다. 비용을 절감하면서 동시에 수익을 증대시키고, 모든 과정이 효율적으로 진행되도록 도울 수 있습니다.
프로젝트 관리자의 구체적인 업무는 담당하는 산업 분야나 프로젝트에 따라 달라지지만, 어떤 프로젝트든 프로젝트 수명주기를 반드시 준수해야 합니다. 프로젝트 수명주기는 다음과 같은 다섯 단계로 구성되며, 프로젝트의 성공적인 완료를 위한 핵심 요소입니다.
이러한 단계들은 단순한 절차가 아니라, 프로젝트 관리 전문가가 프로젝트 전 과정에 걸쳐 따라야 하는 프로세스입니다. 프로젝트 관리자의 책임은 프로젝트 수명주기의 각 단계에 따라 달라집니다.
프로젝트 관리자의 구체적인 업무는 프로젝트 단계에 따라 크게 달라지지만, 모든 프로젝트 관리자가 매일 수행해야 하는 몇 가지 일반적인 업무가 있습니다.
프로젝트 관리자의 핵심 역할은 팀원들과의 원활한 소통을 구축하는 것입니다. 전화, 일일 점검, 이메일, 팀 회의 등 다양한 방법을 통해 소통이 이루어집니다. 프로젝트 관리자는 팀원들과 정기적으로 소통하여 프로젝트 진행 상황을 파악하고 잠재적인 문제점을 사전에 예방하고 해결하는 것이 중요합니다.
팀원들과의 원활한 소통만큼이나, 프로젝트 관리자는 주요 이해관계자들과 정기적으로 연락을 유지해야 합니다. 이해관계자들에게 프로젝트 진행 상황을 알리고 회사 목표와의 조율을 해야 합니다. 의사소통은 회의, 이메일, 전화, 업데이트된 대시보드, 주간 및 월간 보고서 등 어떤 형태든 가능합니다. 어떤 의사소통 방식을 사용하든 이해관계자들에게 진행 상황을 지속적으로 알리는 것이 중요합니다.
프로젝트 진행 과정에서 다양한 문제가 발생할 수 있습니다. 프로젝트 관리자의 역할은 이러한 문제에 대한 해결책을 제시하는 것입니다. 프로젝트 범위, 예산 문제, 자원 배분 또는 기타 여러 가지 문제 등 어떤 문제든 프로젝트 관리자는 지체 없이 해결하여 프로젝트가 순조롭게 진행될 수 있도록 해야 합니다.
비용 추정은 모든 프로젝트에서 가장 중요한 작업 중 하나입니다. 프로젝트 규모에 따라 예산 초과 시점은 달라집니다. 소규모 프로젝트의 경우 월별 또는 주 단위로 예산을 검토할 수 있습니다. 하지만 규모가 큰 프로젝트의 경우, 관리자는 예산이나 할당된 자원을 초과하지 않도록 매일 예산을 검토해야 할 수도 있습니다. 외부 업체와의 협력 관계가 있는 프로젝트라면, 관리자는 수많은 청구서를 검토하고 적절한 항목을 승인해야 합니다.
프로젝트 진행 상황을 추적하기 위해 많은 프로젝트 관리자는 다양한 관리 소프트웨어를 사용합니다. 이러한 소프트웨어를 통해 팀의 진행 상황을 파악하고 모든 작업이 효율적으로 정해진 기한 내에 완료되도록 관리할 수 있습니다. 또한 관리자는 팀원들이 시간을 어떻게 활용하는지 파악하고 필요에 따라 프로젝트 내 자원을 재조정할 수 있습니다.
유능한 프로젝트 관리자는 프로젝트 목표를 제시간에 달성하고 팀원들이 만족하고 생산성을 유지할 수 있도록 적극적으로 노력합니다. 어려운 프로젝트나 팀이 직면한 과제를 해결한 후에는 다양한 팀워크 강화 및 사기 진작 활동을 진행합니다. 점심 식사나 팀 야유회 등이 좋은 예입니다.
프로젝트 관리는 진로를 고민하는 사람들에게 확실히 유망한 분야입니다. 프로젝트 관리 분야에서 경력을 쌓고 싶다면, 맡은 모든 업무와 책임을 완수할 수 있는 필요한 역량을 개발하는 것이 중요합니다. 프로젝트 관리 전문가는 뛰어난 리더십과 관리 능력을 요구하며, 자신과 팀원들의 업무가 당신에게 달려 있다는 것을 의미합니다.
프로젝트 관리 분야에 진출하고 싶다면 진로 상담 전문가나 인터넷 자료를 활용해 보세요. 다양한 프로그램을 통해 프로젝트 관리 학위를 취득하거나, 목표 달성에 도움이 되는 단기 디플로마 과정을 수강할 수도 있습니다. 이러한 과정을 통해 취업 경쟁력을 높이고 더 높은 연봉을 받을 수 있습니다.
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