إطار إدارة المشاريع هو أساس التنفيذ الناجح للمشاريع. يتضمن هذا الإطار عمليات ومهام وأدوات وتقنيات متنوعة لتخطيط بداية المشروع بفعالية، ومتابعة تقدمه، وإنجازه ضمن الإطار الزمني المحدد.
يتكون إطار إدارة المشاريع من عدة عناصر، وأنواع شائعة الاستخدام، وفوائدها، وسأتناولها هنا.
ينقسم إطار إدارة المشاريع إلى ثلاثة أجزاء:
تهدف دورة حياة المشروع إلى تحديد الأهداف المراد تحقيقها ضمن إطار زمني محدد في كل مرحلة من مراحل المشروع حتى اكتماله. تتكون دورة حياة المشروع من خمس مراحل.
المرحلة الأولى: البدء هي المرحلة الأولى. تشمل أنشطة مثل العصف الذهني، والبحث، ودراسة الجدوى، ومقابلة أصحاب المصلحة. ينصب تركيزها الأساسي على تحديد طرق إطلاق المشروع في أقرب وقت ممكن.
المرحلة الثانية: التخطيط في هذه المرحلة، يحدد القائمون على تخطيط المشروع أعضاء الفريق العامل عليه. ويتم تحديد الأهداف المراد تحقيقها، مع مراعاة عوامل المخاطرة خلال المشروع، كما يتم العمل على استراتيجيات تخفيف المخاطر.
المرحلة الثالثة: التنفيذ** في هذه المرحلة، تُطبَّق القرارات المتخذة. ويتعين على كل عضو في الفريق إنجاز المهام الموكلة إليه والتي تُشير إلى تقدم المشروع.
المرحلة الرابعة: الإدارة** في هذه المرحلة، تتم مراقبة المشروع وتوثيق تقدمه. ويتم تحليل كل مرحلة رئيسية تم تحقيقها خلال المشروع وتسجيلها، كما يتم مشاركة الإنجازات الهامة مع أصحاب المصلحة.
المرحلة الخامسة: المراجعة** في هذه المرحلة الأخيرة، يقوم قادة المشروع وأعضاء الفريق بتحليل المشروع من بدايته إلى نهايته. ويدرسون المراحل الرئيسية التي تم تحقيقها، وأي عقبات إن وجدت، وأسباب حدوثها، ويناقشون مع أصحاب المصلحة وشركاء التصنيع والعملاء الإجراءات اللازمة للتحسين.
ينصب التركيز الأساسي على مراقبة المشروع وإدارته بدقة. وتشمل هذه الدورة عدة وظائف، منها معالجة المخاطر وتخفيفها، وتتبع تقدم المشروع في كل مرحلة عبر الفرق المعنية، وإطلاع أصحاب المصلحة الخارجيين على سير المشروع للحفاظ على ثقتهم.
تتكون دورة التحكم في المشروع من خمس مراحل.
المرحلة الأولى: تتضمن هذه المرحلة وضع خطة أولية للمشروع تلتزم بها الفرق.
المرحلة الثانية: تتضمن هذه المرحلة الإشراف على تقدم المشروع من قبل كل فريق معني.
المرحلة الثالثة: تتضمن هذه المرحلة تقييم التقدم الذي أحرزه مديرو المشروع حتى الآن ومقارنته بالتقدم المخطط له.
المرحلة الرابعة: في هذه المرحلة، يحلل مديرو المشروع ما إذا كان التقدم المحرز يتماشى مع الخطة الأصلية أم أنه انحرف عنها، وما هو تأثير ذلك على المشروع.
المرحلة الخامسة: في هذه المرحلة، تُتخذ الإجراءات اللازمة، عند الضرورة، لإعادة المشروع إلى مساره الصحيح.
كما يوحي الاسم، هذه أطر أو هياكل جاهزة لإدارة المشاريع، يمكن للمؤسسات استخدامها لتنفيذ المشروع دون إضاعة الكثير من الوقت في العصف الذهني ووضع الخطة الأولية. تُستخدم أدوات وقوالب متنوعة، مثل الخطط وتقارير إدارة المشاريع وسجلات المخاطر، بشكل شائع لإدارة المشاريع.
يُحدد إطار إدارة المشاريع مستقبل المشروع. يُسهّل الإطار المُخطط له بعناية عملية إنجاز المشروع بنجاح وسلاسة. ولا يوجد أفضل من مديري المشاريع لاختيار الإطار، فهم على دراية بنقاط القوة والضعف لدى أعضاء فريقهم وزملائهم، ويعرفون أسلوب عملهم. لذا، يختارون إطار إدارة المشاريع الذي يُناسب أسلوب عمل فريقهم لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية في الوقت المحدد.
يُنشئ مديرو المشاريع مخطط الإطار، ويعقدون اجتماعات لشرح المفهوم الكامن وراء إنشائه، ويُشرفون باستمرار على تقدم المشروع لضمان دقة الإطار وتحقيق النتائج المرجوة.
يساعد إطار إدارة المشاريع مديري المشاريع وأعضاء الفريق على اتباع أفضل الممارسات في كل مرحلة من مراحل المشروع. فهو يُمكّنك من معرفة مسار مشروعك والتحسينات الممكنة لتحقيق النتائج المرجوة.
فيما يلي بعض فوائد استخدام إطار إدارة المشاريع:
وضوح العمل: يُحدد إطار العمل المُحكم جميع المهام والأدوات اللازمة لإنجاز المشروع، مما يُزيل أي لبس.
الاتساق: يُتيح إطار العمل العمل المتسق في جميع أنحاء المؤسسة، مما يُؤدي إلى التخطيط السليم وتنفيذ المهام ضمن المواعيد النهائية.
التبسيط: يُساعد تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام صغيرة قابلة للإنجاز العاملين على إدارة عبء العمل بكفاءة.
التحسين: يُتيح إطار العمل لمديري المشاريع تتبع الوقت والموارد المُخصصة للمشاريع. كما يُساعدهم على التخطيط للمشاريع المستقبلية ويُقلل من النفقات غير الضرورية.
تنسيق الفريق: يُعد عقد اجتماعات دورية جزءًا أساسيًا من إطار العمل. يُحسّن ذلك التواصل وتدفق المعلومات بين المديرين وأعضاء الفريق، مما يُسهم في تقدم المشروع.
يُستخدم مصطلحا "الإطار" و"المنهجية" بشكل مُتبادل، إذ يعتقد الكثيرون أنهما مترادفان. إلا أنهما ليسا كذلك، بل مُختلفان.
إطار إدارة المشاريع هو مجموعة من الإرشادات أو القواعد المرنة التي يُمكن تعديلها حسب متطلبات المشروع. في المقابل، منهجية إدارة المشاريع هي مجموعة من القواعد المُحددة مُسبقًا، وبالتالي فهي أقل مرونة، ويجب اتباع خطواتها بدقة.
تتوفر خيارات مُتعددة لمديري المشاريع للاختيار من بينها. بعض الأُطر مُخصصة لمشاريع مُحددة فقط، مثل حوكمة تكنولوجيا المعلومات وتطوير البرمجيات، بينما تُعد أُطر أخرى أكثر عمومية، ويُمكن استخدامها لأغراض إدارة المشاريع العادية.
من أكثر أنواع أُطر إدارة المشاريع شيوعًا:
لين: يُركز على تقليل الموارد غير المُستغلة والمُهدرة، مع التركيز على تطبيق تقنيات التحسين.
PRINCE2: يركز على التخطيط المسبق للتكاليف والموارد اللازمة للمشروع.
XPM: يُناسب المشاريع المعقدة التي تُمثل جزءًا من المشهد الحالي سريع التغير. ويركز على إدارة مصالح أصحاب المصلحة نظرًا للتغيرات السريعة في الجداول الزمنية والخطط.
CCPM: يُشير إلى إدارة المشاريع بالسلسلة الحرجة، وينصب تركيزه الأساسي على التوزيع الأمثل للموارد في جميع مراحل المشروع.
Waterfall: هو إطار عمل تقليدي لإدارة المشاريع، حيث يتطلب التخطيط من البداية إلى النهاية. ولا يُمكن البدء بمرحلة جديدة من المشروع إلا بعد انتهاء المرحلة السابقة.
Scrum: هو إطار عمل رشيق، ويُعدّ الأنسب للقطاعات التي تشهد تغيرات سريعة. ويركز على الحفاظ على الشفافية، ويُقسّم المشروع إلى أجزاء صغيرة ويُخطط لها خلال فترة تتراوح بين أسبوعين وأربعة أسابيع.
Six Sigma: هو إطار عمل قائم على البيانات، ويركز بشكل أساسي على ضمان الجودة وتقليل أوجه القصور في المشروع إلى أدنى حد ممكن.
إدارة تجربة العملاء (CEM): يرمز لها بإدارة تجربة العملاء، وتركز على منهجية تركز على العميل. وقد صُممت بناءً على ملاحظات العملاء الإيجابية.
إطار عمل إدارة البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات (ITIL):** يرمز له ببنية تكنولوجيا المعلومات التحتية، ويساعد في تنظيم وظائف تكنولوجيا المعلومات في المؤسسة، مع مراعاة تخطيط وتقديم ودعم خدمات تكنولوجيا المعلومات.
تساعد أطر إدارة المشاريع المؤسسات على تنظيم مشاريعها. وهي تتميز بمرونة عالية، وتدعم مشاريع متعددة، ويمكن تخصيصها وفقًا لاحتياجات المؤسسة والمشاريع. كما أنها تساعد في التنفيذ الفعال للمشروع، وتجعل عملية تطوير المشروع بأكملها سلسة وسهلة الإشراف.
بالإضافة إلى ذلك، بمجرد إنشاء قوالب أطر إدارة المشاريع هذه، يمكنك استخدامها بشكل متكرر في مشاريعك المستقبلية، مما يوفر الوقت والمال.
لذا، يمكن لأطر إدارة المشاريع أن تزيد من كفاءة مؤسستك بشكل كبير إذا تم تطبيقها بشكل صحيح.
.jpg&w=640&q=75)
جميع الحقوق محفوظة © 2024.
