إطار عمل إدارة المشروع هو الأساس لتنفيذ المشروع بنجاح. وهو يتضمن عمليات ومهام وأدوات وتقنيات مختلفة للتخطيط لبداية المشروع بشكل فعال، وتتبع تقدمه، وإكماله في الإطار الزمني المحدد.
هناك العديد من مكونات إطار عمل إدارة المشروع، والأنواع المستخدمة بشكل شائع، وفوائدها التي سأناقشها هنا.
إطار عمل إدارة المشروع مقسم إلى ثلاثة أجزاء. وهي:
تهدف دورة حياة المشروع إلى تحديد الأهداف التي يجب إنجازها في إطار زمني محدد في كل مرحلة من مراحل المشروع حتى اكتماله. تتكون دورة حياة المشروع من خمس مراحل معًا.
المرحلة رقم 1: البدء إنها المرحلة الأولى. تتضمن أنشطة مثل العصف الذهني والبحث والعملية ومقابلة أصحاب المصلحة. وينصب تركيزها الأساسي على التعرف على طرق طرح المشروع في أقرب وقت ممكن.
المرحلة الثانية: التخطيط في هذه المرحلة، يحدد الأشخاص الذين يخططون للمشروع من سيكون جزءًا من الفريق العامل على المشروع. يتم تحديد الأهداف التي يجب تحقيقها، مع مراعاة عوامل الخطر أثناء المشروع، كما يتم العمل على استراتيجيات تخفيف المخاطر.
المرحلة الثالثة: التنفيذ هذه هي المرحلة التي يتم فيها تنفيذ القرارات المتخذة. يحتاج كل عضو في الفريق إلى تسليم المهام الموكلة إليه والتي تحدد تقدم المشروع.
المرحلة الرابعة: الإدارة هذه هي المرحلة التي يتم فيها مراقبة المشروع وتوثيق تقدم المشروع. يتم تحليل وتسجيل كل معلم تم تحقيقه أثناء المشروع، كما تتم مشاركة الإنجازات المهمة مع أصحاب المصلحة.
المرحلة الخامسة: المراجعة هذه هي المرحلة النهائية حيث يقوم قادة المشروع وأعضاء الفريق بتحليل المشروع من البداية إلى النهاية. يدرسون المعالم التي تم تحقيقها، والانتكاسات إن وجدت، والسبب وراء حدوثها، ويناقشون مع أصحاب المصلحة وشركاء التصنيع والعملاء التدابير التي يجب اتخاذها لتحسين المشروع.
يتركز التركيز الأساسي على مراقبة المشروع وإدارته بدقة. هناك العديد من الوظائف مثل التعامل مع المخاطر والتخفيف منها، وتتبع تقدم المشروع في كل مرحلة عبر الفرق المشاركة، وإبلاغ أصحاب المصلحة الخارجيين بتقدم المشروع للحفاظ على ثقتهم.
هناك خمس مراحل لدورة التحكم في المشروع.
المرحلة رقم 1: تتضمن هذه المرحلة وضع خطة أولية للمشروع يجب على الفرق اتباعها.
المرحلة رقم 2: تتضمن هذه المرحلة الإشراف على تقدم المشروع لكل فريق معني.
المرحلة رقم 3: تتضمن هذه المرحلة تقييم التقدم الذي أحرزه مديرو المشروع حتى الآن ومقارنته بالتقدم المخطط لتحقيقه.
المرحلة رقم 4: في هذه المرحلة، يحلل مديرو المشروع ما إذا كان التقدم المحرز يتماشى مع الخطة الأصلية أو انحرف عنها وما هو التأثير الذي قد يحدثه على المشروع.
المرحلة رقم 5: في هذه المرحلة، يتم تنفيذ التدابير إذا لزم الأمر لوضع المشروع على المسار الصحيح.
كما يوحي الاسم، فهذه هي أطر أو هياكل إدارة المشاريع المعدة مسبقًا والتي يمكن للمنظمات استخدامها لتنفيذ المشروع دون قضاء الكثير من الوقت في العصف الذهني ووضع الخطة الأولية. تُستخدم أدوات وقوالب مختلفة، مثل الخطط وتقارير إدارة المشاريع وسجلات المخاطر وما إلى ذلك، بشكل شائع لإدارة المشاريع.
إنه الإطار الذي يقرر مستقبل المشروع. يسهل الإطار المخطط بعناية عملية إكمال المشروع بنجاح وبدون متاعب. ولا يمكن أن يكون هناك شخص أفضل من مديري المشاريع لاختيار الإطار لأنهم يعرفون نقاط القوة والضعف لدى أعضاء فريقهم وزملائهم ويدركون أسلوب عملهم. وبالتالي، فإنهم يختارون إطار إدارة المشاريع الذي يناسب أسلوب عمل فريقهم بشكل أفضل للحصول على أقصى قدر من الناتج في الوقت المحدد.
يضع مديرو المشاريع مخطط الإطار، ويعقدون اجتماعات لشرح المفهوم وراء إنشائه، ويشرفون باستمرار على تقدم المشروع لضمان دقة الإطار لتحقيق النتائج المرجوة.
يساعد إطار عمل إدارة المشروع مديري المشروعات وأعضاء الفريق على اتباع أفضل الممارسات لكل مرحلة من مراحل المشروع. فأنت تعرف الاتجاه الذي يتجه إليه مشروعك وما هي التحسينات التي يمكن إجراؤها لتحقيق النتيجة المرجوة.
فيما يلي بعض فوائد استخدام إطار عمل إدارة المشروع:
وضوح العمل: يحدد إطار العمل المحدد جيدًا جميع المهام والأدوات المطلوبة لإكمال المشروع دون ترك أي مجال للارتباك.
الاتساق: يتيح الإطار العمل المتسق عبر المؤسسة مما يؤدي إلى التخطيط السليم وتنفيذ المهام في غضون المواعيد النهائية.
التبسيط: يساعد تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام صغيرة وقابلة للتحقيق العمال على التعامل مع عبء العمل بكفاءة.
التحسين: يسمح الإطار لمديري المشاريع بتتبع الوقت والموارد المنفقة على المشاريع. ويساعدهم في التخطيط للمشاريع المستقبلية ويقلل أيضًا من النفقات غير الضرورية.
تنسيق الفريق: يجب عقد اجتماعات منتظمة كجزء من الإطار. إنه يزيد من التواصل وتدفق المعلومات بين المديرين والأعضاء مما يساعد في تقدم المشروع.
يتم استخدام مصطلحي الإطار والمنهجية بالتبادل حيث يُنظر إليهما على أنهما نفس الشيء من قبل العديد من الأشخاص. ومع ذلك، فهما ليسا نفس الشيء. إنهما مختلفان.
إطار عمل إدارة المشروع عبارة عن مجموعة من المبادئ التوجيهية أو القواعد المرنة التي يمكن تعديلها وفقًا لمتطلبات المشروع. وبالمقارنة، فإن منهجية إدارة المشروع عبارة عن مجموعة من القواعد المحددة مسبقًا، وبالتالي فهي أقل مرونة. يجب اتباع الخطوات بدقة.
هناك خيارات مختلفة متاحة لمديري المشاريع للاختيار من بينها. تلبي بعض الأطر مشاريع محددة فقط مثل حوكمة تكنولوجيا المعلومات وتطوير البرمجيات وما إلى ذلك، في حين أن البعض الآخر عبارة عن أطر أكثر عمومية ويمكن استخدامها لأغراض إدارة المشاريع العادية.
بعض أكثر أنواع أطر عمل إدارة المشاريع شيوعًا هي:
Lean: يركز على تقليل الموارد غير المستخدمة والمهدرة مع التركيز على تنفيذ تقنيات التحسين.
PRINCE2: يركز على التخطيط المسبق للتكاليف والموارد المطلوبة للمشروع.
XPM: يلبي احتياجات المشاريع المعقدة التي تشكل جزءًا من السيناريو الحالي سريع التغير. ويركز على إدارة مصالح أصحاب المصلحة بسبب الجداول الزمنية والخطط المتغيرة بسرعة.
CCPM: يرمز إلى إدارة المشاريع ذات السلسلة الحرجة، وينصب تركيزه الأساسي على التوزيع المناسب للموارد عبر المشروع.
Waterfall: إنه إطار عمل تقليدي لإدارة المشاريع حيث تحتاج إلى التخطيط من البداية إلى النهاية. لا يمكن أن تبدأ مرحلة المشروع الجديدة إلا بعد انتهاء المرحلة السابقة.
Scrum: إنه إطار عمل Agile وهو الأفضل للصناعات التي تخضع للتغيير السريع. وفي هذا الإطار، ينصب التركيز على الحفاظ على الشفافية، وينقسم المشروع إلى أجزاء صغيرة ويتم التخطيط له في غضون 2-4 أسابيع.
Six Sigma: إنه إطار عمل قائم على البيانات مع التركيز الأساسي على صيانة الجودة وتقليل عدد أوجه القصور في المشروع إلى الصفر تقريبًا.
CEM: يرمز إلى إدارة تجربة العملاء ويركز على نهج من الخارج إلى الداخل. تم تصميمه بناءً على الملاحظات الناجحة التي تم تلقيها من العملاء.
ITIL: يرمز إلى البنية الأساسية لتكنولوجيا المعلومات ويساعد في تنظيم وظائف تكنولوجيا المعلومات في المؤسسة، مع مراعاة التخطيط وتقديم ودعم خدمات تكنولوجيا المعلومات.
تساعد أطر إدارة المشاريع المؤسسات على إعطاء هيكل لمشروعها. فهي مرنة للغاية، وتدعم مشاريع متعددة، ويمكن تخصيصها وفقًا لاحتياجات المؤسسة والمشاريع. فهي تساعد في التنفيذ الفعال للمشروع وتجعل عملية تطوير المشروع بأكملها سلسة وسهلة الإشراف.
أيضًا، بمجرد إنشائها، يمكنك استخدام قوالب إطار إدارة المشاريع هذه بشكل متكرر لمشاريعك المستقبلية، مما يوفر الوقت والمال.
وبالتالي، يمكن لأطر إدارة المشاريع زيادة كفاءة مؤسستك بشكل كبير إذا تم تنفيذها بشكل مناسب.
جميع الحقوق محفوظة © 2024.
