إن إدارة المخاطر هي طريقة فعّالة للغاية لتحديد المخاطر في أي برنامج والحد منها أو القضاء عليها إلى حد ما قبل حدوثها. فهي تجعلك على دراية بالخطوات التي يجب عليك اتخاذها قبل إطلاق المشروع وأثناء تنفيذه.
إن عدد التغييرات التي يجب عليك إجراؤها لتأمين مشروعك ينخفض إلى حد كبير. كما أنها تزيد من جودة المشروع وتقلل من وقت إكماله وفائدته الوظيفية. وعلى الرغم من الفوائد العديدة، فإن الشركات تتردد في تنفيذ أنظمة التحكم في المخاطر. والسبب هو أنها تتأثر بالعديد من المفاهيم الخاطئة المتعلقة بإدارة المخاطر.
سننظر الآن في أهم عشرة مفاهيم خاطئة تتعلق بإدارة المخاطر والتي يجب معالجتها في أقرب وقت ممكن لتعزيز بيئة عمل آمنة.
هناك أسطورة مفادها أن دور مدير المشروع يقتصر على الإشراف على المشروع وشرح فوائده للجمهور. وأي شيء يدور حول هذا الدور يحتاج فقط إلى تحديده وتقييمه وحله.
ولكن إذا لم يتم تحديد المخاطر المعنية في الوقت المناسب، فقد يؤدي ذلك إلى تأخير المشروع، أو حتى إذا كانت المخاطر المعنية كبيرة، فقد تضطر إلى إغلاق المشروع.
غالبًا ما يفقد مديرو المشاريع وأعضاء الفريق الثقة أثناء بدء العمل في مشروع جديد. لديهم تصور بأنهم لم يحاولوا القيام بشيء مماثل في الماضي وبالتالي لا يفهمون عملية تحديد المخاطر.
الآن، ماذا يمكن لأعضاء الفريق أن يفعلوا في مثل هذا الموقف؟
حتى لو لم يعملوا على نفس المشروع من قبل، يمكنهم الإجابة على الأسئلة التالية للتغلب على هذا التصور:
إذا لم تتمكن شركتك من الوصول إلى أي دروس مستفادة من إدارة المخاطر من المشاريع السابقة، فيمكنك طلب المساعدة من الخارج. يمكنك الاتصال بخبراء إدارة المخاطر أو التعاون مع شركات أخرى في مجالك ربما أنجزت مهام مماثلة.
كل شركة تعرف المخاطر المحتملة التي قد تنطوي عليها أي مشروع. وقد يشارك كبار المديرين التنفيذيين بشكل غير مباشر في حل هذه المخاطر. لكنهم لا يدركون أنهم يقومون بإدارة المخاطر. وبالتالي يعتقد كبار المديرين التنفيذيين في الشركة أن كل ما يفعلونه كافٍ ولا يعترفون بحل المشكلات كجزء من إدارة المخاطر.
في معظم الأحيان، يرى مديرو المشاريع وأعضاء الفريق أن المخاطر التي حددوها صغيرة جدًا بحيث لا يمكن التعامل معها. هذا ليس القرار الصحيح. يمكن أن تكون المخاطر صغيرة أو كبيرة. سيأخذ الفريق الذي يتماشى مع أهداف الشركة دائمًا في الاعتبار المخاطر الصغيرة ويضع استراتيجية للتحكم في المخاطر لضمان إكمال المشروع بنجاح.
لا شك أن المخاطر الأكبر تتطلب المزيد من الاهتمام، ولكن العديد من المخاطر الصغيرة يمكن أن تسبب كوابيس لأي فريق. وبالتالي، يجب عليك توفير جميع أنواع التهديدات، الصغيرة والكبيرة، بنفس القدر من الاهتمام لضمان نجاح المشروع.
هذا غير صحيح لأنه في بعض الأحيان لا يمكنك التحكم في حدوث خطر ما. يمكنك فقط التخطيط لما يجب القيام به إذا حدثت المشكلة. لا يمكنك التخفيف منها أو منع حدوثها. لذا، عندما يحدث الخطر، لا يتعين عليك التفكير في ما يجب القيام به، حيث كنت قد خططت بالفعل عندما كان كل شيء على ما يرام. الآن عليك تنفيذ هذه الخطة.
تحتاج المشاريع، سواء كانت صغيرة أو كبيرة، إلى تقييم مناسب. كلاهما جزء من أهداف الشركة التي يجب تنفيذها بنجاح لتحسين القيمة المالية والسوقية للشركة. لذا، إذا كانت شركتك تعمل على مشاريع صغيرة فقط، وليس مشاريع كبيرة، فإن عدم تحديد المخاطر يمكن أن يؤدي إلى خسارة فادحة. وأحيانًا، تكون هذه الخسارة غير قابلة للإصلاح.
هذا المفهوم الخاطئ لإدارة المخاطر خاطئ لأن تحديد المخاطر وإدارتها ليس نشاطًا لمرة واحدة بل عملية مستمرة. إذا استثمرت وقتًا كافيًا في تحديد المخاطر المحتملة قبل بدء المشروع، فقد ينخفض عدد المخاطر التي تحدث أثناء تنفيذ المشروع إلى حد كبير.
ومع ذلك، فهذا لا يعني أن التهديدات لن تحدث. يجب عليك مراقبة المخاطر الجديدة التي قد تظهر باستمرار وابتكار طرق لتقليل تأثيرها. قد تستمر نفس المخاطر في الحدوث من وقت لآخر. لذا، عليك أن تظل متيقظًا طوال دورة حياة المشروع.
تتعلق إدارة المخاطر بإدارة المخاطر قبل حدوثها. المفهوم الكامل هو تحديد المخاطر مسبقًا وإنشاء استراتيجية للقضاء عليها أو تقليل حدوثها. إذا حدث خطر، فإنه لا يظل خطرًا. يصبح مشكلة يصعب حلها.
يعرف كل مدير مشروع أن إدارة هذا النوع من المواقف نشاط مرهق. لذلك يجب أن ينصب التركيز على تقييم المخاطر المحتملة وإنشاء نظام للتحكم في المخاطر قبل بدء أي مشروع.
إذا لم تتمكن من تحديد أي خطر أو لا تعرف كيفية التخفيف منه، فهذا لا يعني أنك ستخفيه. إذا تم تحديد الخطر في المراحل الأولية، فيمكن لفريق إدارة المخاطر العمل على طرق لتقليل حدوثه.
أيضًا، حتى إذا حددت المخاطر، فهذا لا يعني أنه ستأتي معها خطة تخفيف محددة جيدًا. لا يمكنك معرفة كل شيء مسبقًا، لكن جهود الفريق وخبرة مدير المشروع وفريق التحكم في المخاطر لا تزال مهمة.
في كثير من الأحيان يتجاهل المديرون وكبار المسؤولين التنفيذيين فوائد تنفيذ نظام التحكم في المخاطر لأغراض توفير التكاليف. ومن المتوقع أن تقدم الفرق تقديرًا لإدارة المخاطر لكل مشروع. لكن الشركات نادرًا ما تخصص أموالًا منفصلة لتقييم المخاطر والتخفيف منها.
إنهم لا يفهمون كم من المفيد التركيز على تجنب المشاكل. حتى لو لم تتمكن من التخلص من المخاطر، فإن وضع خطة مسبقة للتعامل معها يساعد في إدارة المشروع بشكل أفضل وإتمامه بنجاح.
بعد قراءة كل المفاهيم الخاطئة حول إدارة المخاطر، نأمل أن تطبق أنظمة التحكم في المخاطر في مشاريعك المستقبلية، سواء كانت صغيرة أو كبيرة. لا تعمل إدارة المخاطر على تعزيز أمن المشروع فحسب، بل إنها تعزز أيضًا التواصل بين الفريق مما يحسن جودة المشروع.
يجب على المنظمات التركيز على وجود خطة احتياطية لتجنب فشل المشروع. يجب عليها أيضًا تنظيم جلسات تدريبية لإدارة المخاطر لفرقها أو السماح لها بالحصول على شهادة CRISC، وهي واحدة من أكثر شهادات إدارة المخاطر المطلوبة في جميع أنحاء العالم.
لقد حاولنا هنا دحض العديد من الأساطير المرتبطة بمعالجة المخاطر. إذا صادفت أي أسطورة أخرى، فشاركها في التعليقات.
جميع الحقوق محفوظة © 2024.
