Défis courants liés à la conformité aux certifications du ministère de la Défense et comment les résoudre

Le respect des exigences de certification en cybersécurité du Département de la Défense des États-Unis (DoD) n'est pas une option : c'est une obligation pour travailler au sein de l'écosystème du DoD. Que ce soit sous la norme DoD 8570 ou le cadre mis à jour DoD 8140, tous les professionnels de la cybersécurité, des technologies de l'information et de la sécurité de l'information doivent posséder les certifications requises pour leurs fonctions.

Cependant, la mise en œuvre concrète de cette conformité n'est pas toujours simple.

Les organisations, notamment les entreprises et les sous-traitants, sont fréquemment confrontées à des difficultés telles que des lacunes en matière de certification, des retards de renouvellement, un manque de clarté dans l'adéquation des rôles et des fonctions, une documentation incohérente, un fort taux de rotation du personnel, l'évolution des cadres du DoD et des exigences de formation coûteuses. Ces problèmes menacent non seulement la conformité, mais peuvent également entraîner l'arrêt des contrats, des sanctions, voire la perte de marchés publics.

Ce guide complet analyse les difficultés les plus courantes rencontrées par les organisations pour maintenir leur conformité aux certifications du DoD et propose des stratégies éprouvées pour les résoudre rapidement et efficacement.

1. Inadéquation entre les rôles et les certifications DoD requises

Le problème

De nombreuses organisations attribuent des certifications aux rôles de manière inappropriée. Par exemple, des employés effectuant des tâches de niveau II en cybersécurité peuvent n'être certifiés qu'au niveau I. Conformément à la politique du ministère de la Défense, cette situation est non conforme : les rôles professionnels doivent correspondre exactement aux exigences de certification.

Causes de cette situation :

• Changements de responsabilités par les employés sans mise à jour des informations RH

• Absence de définitions de rôles claires pour les contractuels

• Mauvaise interprétation des identifiants de rôles professionnels du ministère de la Défense par la direction

• Les rôles existants reflètent encore les anciennes catégories 8570 au lieu de la taxonomie 8140 mise à jour

Solutions :

• Attribuer à chaque employé un rôle professionnel du personnel cybernétique du ministère de la Défense (identifiant de rôle professionnel 8140)

• Utiliser le cadre de référence du personnel cybernétique (CWF) du ministère de la Défense, basé sur NICE, pour déterminer les certifications requises

• Auditer régulièrement les descriptions de poste et les mettre à jour en fonction de l'évolution des rôles

• Créer une matrice de conformité centralisée du personnel

• Une simple matrice interne peut éviter 80 % des incohérences de certification.

2. Expiration et non-renouvellement des certifications

Problématique :

L'un des problèmes les plus fréquents est l'expiration des certifications, en particulier celles qui nécessitent des unités de formation continue (UFC) ou des frais annuels.

Cela concerne :

• Les certifications CompTIA (Security+, CySA+, CASP+)

• Les certifications ISC2 (CISSP, CCSP)

• Les certifications ISACA (CISM, CRISC)

• Les certifications GIAC

Les conséquences sont graves :

• Les employés deviennent immédiatement non conformes
• Ils risquent d’être exclus des réseaux du ministère de la Défense
• Les prestataires risquent de perdre leur éligibilité aux contrats

Solutions

Mettre en place un système automatisé de suivi des certifications. Utiliser des outils tels que :

• SAP Litmos

• Skillsoft

• Le système de suivi des qualifications du personnel du ministère de la Défense (WQT)

• Les rappels internes du SIRH

Configurer des alertes de renouvellement à 180, 90 et 30 jours de l’expiration

Fournir aux employés des ressources de formation continue préapprouvées :

• Le portail de formation continue CompTIA
• Les cours ISC2
• Les formations des fournisseurs
• Les conférences sectorielles

Créer une politique de remboursement des renouvellements. Cela garantit que les employés renouvellent leurs certifications à temps sans difficultés financières.

3. Coûts élevés des certifications et formations

Le défi

Les certifications approuvées par le Département de la Défense (DoD) peuvent s'avérer onéreuses. Les coûts comprennent :

• Frais de bons d'examen

• Formations

• Formation continue

• Frais de maintien des unités de formation continue (CEU)

• Frais de repassage des examens

Exemples :

• CISSP : environ 749 $ pour l'examen + 125 $ de frais annuels

• Security+ : environ 392 $

• CySA+ : environ 392 $

• CASP+ : environ 520 $

• Certifications GIAC : de 2 000 $ à 8 000 $

Pour les grandes équipes de sous-traitants, les coûts augmentent rapidement.

Solutions

• Intégrer les coûts de certification au budget annuel des charges contractuelles

• Faire appel à des partenaires de formation du ministère de la Défense bénéficiant de tarifs préférentiels

• Adopter des formations internes pour réduire les coûts

• Proposer aux employés une aide à la reprise des examens ou des « bons pour une deuxième chance »

• Créer un parcours de certification progressif Au lieu d'envoyer tous les employés suivre une formation de haut niveau, établissez un parcours de progression :

• IAT I → A+, Network+

• IAT II → Security+

• IAT III → CySA+ / CASP+

• IAM I–III → CISM, CISSP

• Rôles IASAE → CISSP-ISSEP

Cela permet d'éviter des certifications onéreuses et inutiles.

4. Difficultés de compréhension des exigences des normes 8140 et 8570

Le défi

La plupart des organisations peinent encore à saisir la différence entre les deux référentiels :

• La norme DoD 8570 utilise une structure par catégories (IAT, IAM, etc.)

• La norme DoD 8140 utilise une structure par rôles alignée sur les recommandations NICE

De nombreux contractants continuent d’utiliser les tableaux de la norme 8570, bien que la norme DoD 8140 soit désormais la norme de référence (et plus détaillée).

Cela entraîne :

• Des attributions de certifications incorrectes

• Une confusion quant aux qualifications valides dans le cadre du nouveau système

• Des lacunes en matière de conformité lors des audits

La solution :

• Migrer l’ensemble du mappage des effectifs vers le référentiel DoD 8140 relatif aux effectifs cybernétiques (DCWF)

• Mettre à jour la documentation interne de conformité

• Former les responsables RH et les responsables de programmes aux rôles professionnels définis dans le référentiel 8140 (par exemple, 411, 511, 612, 722)

• Cesser d’utiliser les tableaux obsolètes basés uniquement sur le référentiel 8570

• Utiliser l’outil officiel du DoD pour visualiser les qualifications des effectifs cybernétiques et obtenir un mappage précis.

5. Documentation insuffisante et préparation aux audits

Le problème :

De nombreuses entreprises constatent des lacunes en matière de conformité lors des audits simplement parce que leur documentation est incomplète. Les problèmes courants incluent :

• Copies manquantes des certificats

• Relevés de notes de formation continue manquants

• Dossiers d'employés incorrects

• Absence de registres de formation

• Registre des certifications obsolète

• Absence de preuve de renouvellement

Même si les employés sont certifiés, l'absence de documents est considérée comme un manquement à la conformité jusqu'à vérification.

La solution

Conserver un dossier de conformité numérique centralisé pour chaque employé :

• Certificats

• Rapports de formation continue

• Reçus de renouvellement

• Registres de formation

• Correspondance poste-rôle

Préparer un classeur conforme aux exigences d'audit du ministère de la Défense pour chaque contrat :

• Matrice des effectifs

• Documents d'alignement des rôles

• Attestations de conformité

Réaliser des audits de conformité internes trimestriels

Avec des pratiques de documentation rigoureuses, la plupart des problèmes de conformité disparaissent.

6. Rotation du personnel et lacunes de compétences

Le défi

Le taux de rotation du personnel en cybersécurité est élevé, souvent de 20 à 30 % par an. Lorsque des employés certifiés quittent l'entreprise, des lacunes en matière de conformité apparaissent immédiatement.

Les défis comprennent :

• Postes vacants en matière d'IAT/IAM

• Perte de personnel expérimenté possédant plusieurs certifications

• Retards dans le recrutement des remplaçants

• Intégration d'employés sans les qualifications requises

Solutions :

• Former plusieurs employés à des rôles critiques

• Élaborer des plans de succession pour les certifications

• Offrir des primes de certification pour encourager la fidélisation

• Recruter de manière proactive et maintenir un vivier de professionnels habilités et certifiés

• Recourir à l'embauche conditionnelle (« obtention de la certification sous 60 jours »)

Le roulement du personnel est inévitable, mais la non-conformité ne l'est pas.

7. Difficultés des employés à réussir les examens de certification

Le défi :

Les examens approuvés par le ministère de la Défense, tels que CISSP, CySA+, CASP+ et GIAC, peuvent être difficiles. Tous les employés ne réussissent pas du premier coup, ce qui retarde la mise en conformité.

Raisons d'échec :

• Temps d'étude insuffisant

• Formations de mauvaise qualité

• Anxiété liée à la langue ou aux examens

• Difficultés avec les formats d'examen adaptatifs

• Manque de travaux pratiques en laboratoire

Solutions :

• Élaborer des plans de formation structurés

• Faire appel à des organismes de formation agréés par le ministère de la Défense (DoD) et reconnus

• Mettre en place des environnements de laboratoire internes

• Offrir aux employés des heures d'étude rémunérées chaque semaine

• Proposer un mentorat assuré par des cadres supérieurs certifiés

• Utiliser des bons de rattrapage pour réduire les coûts de reprise

Des employés mieux préparés garantissent une mise en conformité plus rapide.

8. Sensibilisation insuffisante de la direction aux exigences de certification

Le problème :

Un nombre surprenant de problèmes de conformité surviennent simplement parce que :

• La direction ne comprend pas pleinement les référentiels du DoD

• Les équipes RH ignorent les exigences liées aux postes

• Les chefs de projet ne vérifient pas le statut de certification

• Les sous-traitants se basent sur des directives obsolètes

Il en résulte des défaillances systémiques en matière de conformité.

La solution

• Créer une formation interne de certification du ministère de la Défense pour la direction et les RH
• Organiser des réunions trimestrielles d'information sur la conformité
• Documenter les processus standardisés d'intégration et de validation
• Exiger que la direction signe les formulaires d'accusé de réception de conformité

La conformité s'améliore considérablement lorsque la direction comprend les enjeux.

9. Retards d'accès, d'intégration et d'autorisation système

Le problème

Des employés peuvent être embauchés mais incapables d'effectuer leurs tâches car leur certification n'est pas encore approuvée. Cela entraîne des goulots d'étranglement opérationnels tels que :

• Retards d'accès au réseau

• Retards d'autorisation système

• Problèmes liés aux livrables contractuels

• Attribution d'accès non conformes par urgence

La solution

• Exiger la certification AVANT d'accorder un accès privilégié
• Intégrer la vérification de la certification dans les flux de travail d'intégration
• Se coordonner rapidement avec le responsable gouvernemental ou l'agent contractant
• Utiliser des solutions transitoires avec des rôles non privilégiés si nécessaire

Une préparation anticipée permet d'éviter des retards coûteux.

10. Défaut de suivi des mises à jour continues de la norme DoD 8140

Le défi

Le ministère de la Défense (DoD) met régulièrement à jour :

• Les listes de certifications approuvées
• Les exigences relatives aux rôles professionnels
• Les directives en matière d’unités de formation continue (UFC)
• Les normes de qualification
• Les politiques de réciprocité

Les organisations qui s’appuient sur des informations obsolètes se retrouvent rapidement en situation de non-conformité.

La solution

• Désigner un responsable de la conformité chargé de suivre les mises à jour concernant les effectifs cybernétiques du DoD
• S’abonner aux annonces du DSI du DoD
• Mettre à jour la politique interne annuellement
• Participer aux formations gouvernementales et aux conférences sectorielles

Rester à jour garantit une conformité à long terme.

Conclusion

La conformité aux certifications du DoD est complexe, mais parfaitement gérable avec une structure, une planification et une visibilité adéquates. Les difficultés les plus courantes sont les suivantes :

• Incohérences entre les certifications et les rôles

• Certifications expirées

• Coûts de formation élevés

• Défauts de documentation

• Rotation du personnel

• Lacunes de connaissances au sein de la direction

• Confusion entre les codes 8570 et 8140

En appliquant les solutions décrites dans ce guide (suivi centralisé, cartographie des rôles adéquate, formation standardisée, développement du leadership et audit interne), les organisations peuvent garantir une conformité continue, fiable et prête pour les audits, pour l’ensemble de leurs contrats et fonctions.